10 Mga Kritikal na Hakbang na Isasama sa isang Plano ng Proyekto

Ang plano ng proyekto ay ang kasukdulan ng masusing pagpaplano sa pamamagitan ng a tagapamahala ng proyekto . Ito ang master document na gumagabay kung paano tatakbo ang isang proyekto, ayon sa mga intensyon ng manager para sa bawat pangunahing facet ng proyekto. Bagama't iba-iba ang mga plano ng proyekto sa bawat kumpanya, mayroong sampung kritikal na elemento o hakbang na dapat isama sa isang epektibong plano ng proyekto upang maiwasan ang pagkalito at sapilitang improvisasyon sa panahon ng yugto ng pagpapatupad ng proyekto.

Mga Layunin ng Proyekto

Marc Romanelli / Getty Images

Ang mga layunin ng proyekto ay tinukoy sa a charter ng proyekto , ngunit dapat ding isama ang mga ito sa plano ng proyekto upang higit pang ipaliwanag ang mga layunin ng proyekto o isama ang charter bilang isang apendiks. Hindi mahalaga kung paano pinili ng manager ng proyekto na isama ang mga layunin sa plano ng proyekto, ang mahalagang bagay ay mapanatili ang isang malinaw na link sa pagitan ng charter ng proyekto—unang pangunahing dokumento ng proyekto—at ang pangalawang pangunahing dokumento ng proyekto, ang plano ng proyekto nito.

Saklaw ng Proyekto

Tulad ng mga layunin ng proyekto, ang saklaw ay tinukoy sa charter at dapat na mas pinuhin sa plano ng proyekto ng tagapamahala ng proyekto. Sa pamamagitan ng pagtukoy sa saklaw, maaaring magsimulang ipakita ng manager ng proyekto kung ano ang magiging hitsura ng layunin ng proyekto o tapos na produkto sa dulo. Kung hindi tinukoy ang saklaw, maaari itong mapalawak sa buong proyekto at humantong sa mga pag-overrun sa gastos at hindi nasagot na mga deadline.

Halimbawa, kung pinamumunuan mo ang isang pangkat ng marketing upang lumikha ng isang brochure para sa linya ng produkto ng isang kumpanya, dapat mong tukuyin kung gaano karaming mga pahina ito at magbigay ng mga halimbawa kung ano ang maaaring hitsura ng tapos na produkto.

Para sa ilang miyembro ng koponan, ang isang brochure ay maaaring mangahulugan ng dalawang pahina, habang ang iba ay maaaring isaalang-alang na sapat ang sampung pahina. Ang pagtukoy sa saklaw ay maaaring makuha ang buong koponan sa parehong pahina sa simula.

Mga Milestone at Pangunahing Deliverable

Ang mga pangunahing tagumpay para sa isang proyekto ay tinatawag na mga milestone at ang mga pangunahing produkto ng trabaho ay tinatawag na mga pangunahing naihatid. Pareho silang kumakatawan sa malalaking bahagi ng trabaho sa isang proyekto. Dapat tukuyin ng plano ng proyekto ang mga item na ito, tukuyin ang mga ito, at magtakda ng mga deadline para sa kanilang pagkumpleto.

Kung ang isang organisasyon ay nagsasagawa ng isang proyekto upang bumuo ng bagong software, ang mga pangunahing maihahatid ay maaaring ang huling listahan ng mga kinakailangan sa negosyo at kung paano ipatupad ang mga ito.

Kasunod ng mga iyon, ang proyekto ay maaaring magkaroon ng mga milestone para sa pagkumpleto ng disenyo, pagsubok ng system, pagsubok sa pagtanggap ng user, at petsa ng paglulunsad ng software. Ang mga milestone na ito ay may mga produktong gumagana na nauugnay sa kanila, ngunit higit pa ang mga ito sa mga proseso kaysa sa mga produkto mismo.

Ang milestone at mga pangunahing deadline na maihahatid ay hindi kailangang eksaktong mga petsa, ngunit kung mas tumpak, mas mabuti. Ang mga tumpak na petsa ay tumutulong sa mga tagapamahala ng proyekto na masira ang mga istruktura ng trabaho nang mas tumpak.

Sa yugtong ito ng plano, gagawa ka ng mga milestone upang makakuha ka ng malaki o mataas na antas na mga maihahatid at hatiin ang mga ito sa maliliit na maihahatid, na maaaring mabalangkas sa susunod na hakbang.

Istraktura ng Pagkasira ng Trabaho

Ang isang work breakdown structure (WBS) ay nagde-deconstruct ng mga milestone at pangunahing maihahatid sa isang proyekto sa mas maliliit na chunks upang ang isang tao ay maitatalaga ng responsibilidad para sa bawat facet. Sa pagbuo ng istraktura ng pagkasira ng trabaho, isinasaalang-alang ng manager ng proyekto ang maraming mga kadahilanan tulad ng mga kalakasan at kahinaan ng mga miyembro ng pangkat ng proyekto, ang pagtutulungan sa mga gawain, magagamit na mga mapagkukunan, at ang pangkalahatang deadline ng proyekto.

Ang mga tagapamahala ng proyekto sa huli ay responsable para sa tagumpay ng proyekto, ngunit hindi nila magagawa ang gawain nang mag-isa. Ang WBS ay isang tool na ginagamit ng manager ng proyekto upang matiyak ang pananagutan sa proyekto dahil sinasabi nito sa sponsor ng proyekto, mga miyembro ng team ng proyekto, at mga stakeholder na responsable para sa kung ano. Kung ang tagapamahala ng proyekto ay nag-aalala tungkol sa isang gawain, alam nila kung sino ang dapat matugunan tungkol sa alalahaning iyon.

Badyet

SA badyet ng proyekto nagpapakita kung gaano karaming pera ang inilalaan upang makumpleto ang proyekto. Ang tagapamahala ng proyekto ay may pananagutan sa pagpapakalat ng mga mapagkukunang ito nang naaangkop. Para sa isang proyekto na may mga nagtitinda, tinitiyak ng tagapamahala ng proyekto na ang mga maihahatid ay nakumpleto ayon sa mga tuntunin ng kontrata, na nagbibigay ng partikular na atensyon sa kalidad. Naka-link ang ilang badyet ng proyekto sa plano ng human resources.

Mahalagang itatag ang gastos para sa bawat milestone at maihahatid sa pamamagitan ng pagtingin sa kung gaano karaming oras ang kinakailangan, at ang gastos sa paggawa na kasangkot upang makumpleto ang mga gawain. Ang halaga ng proyekto ay nakatali sa kung gaano katagal ang proyekto, na babalik sa saklaw ng proyekto. Ang saklaw, mga milestone, mga gawain, at badyet ay dapat na nakahanay at makatotohanan.

Plano ng Human Resources

Ang plano ng human resources nagpapakita kung paano gagawan ng tauhan ang proyekto. Kung minsan ay kilala bilang staffing plan, tinutukoy ng HR plan kung sino ang magiging team ng proyekto at kung gaano katagal ang pangakong gagawin ng bawat tao. Sa pagbuo ng planong ito, ang tagapamahala ng proyekto ay nakikipag-usap sa mga miyembro ng koponan at kanilang mga superbisor sa kung gaano karaming oras ang maaaring ilaan ng bawat miyembro ng koponan sa proyekto. Kung kailangan ng karagdagang tauhan para kumonsulta sa proyekto ngunit bahagi sila ng pangkat ng proyekto, nakadokumento din iyon sa plano ng staffing. Muli, kinokonsulta ang mga naaangkop na superbisor.

Plano sa Pamamahala ng Panganib

Maraming bagay ang maaaring magkamali sa isang proyekto. Bagama't ang pag-asam sa bawat posibleng sakuna o maliit na hiccup ay mahirap, maraming mga pitfalls ang maaaring mahulaan. Sa plano sa pamamahala ng peligro, ang tagapamahala ng proyekto kinikilala ang mga panganib sa proyekto , ang posibilidad na mangyari ang mga sitwasyong iyon, at mga diskarte upang pagaanin ang mga ito. Upang bumalangkas ng planong ito, ang tagapamahala ng proyekto ay humingi ng input mula sa sponsor ng proyekto, pangkat ng proyekto, mga stakeholder, at mga panloob na eksperto.

Ang mga diskarte sa pagpapagaan ay inilalagay sa lugar para sa mga panganib na malamang na mangyari o may mataas na gastos na nauugnay sa mga ito. Ang mga panganib na malamang na hindi mangyari at ang mga may mababang gastos ay nakasaad sa plano, kahit na wala silang mga diskarte sa pagpapagaan.

Plano ng Komunikasyon

Binabalangkas ng isang plano sa komunikasyon kung paano ipapaalam ang isang proyekto sa iba't ibang madla. Katulad ng istraktura ng pagkasira ng trabaho, ang isang plano sa komunikasyon ay nagtatalaga ng responsibilidad para sa pagkumpleto ng bawat bahagi sa isang miyembro ng pangkat ng proyekto.

Sa hakbang na ito, mahalagang ibalangkas kung paano ipapaalam at lulutasin ang mga isyu sa loob ng team at kung gaano kadalas gagawin ang komunikasyon sa team at sa mga stakeholder o sa boss. Ang bawat mensahe ay may nilalayong madla. Ang isang plano sa komunikasyon ay tumutulong sa mga tagapamahala ng proyekto na matiyak na ang tamang impormasyon ay nakukuha sa mga tamang tao sa tamang oras.

Plano ng Pamamahala ng Stakeholder

SA plano sa pamamahala ng stakeholder tinutukoy kung paano gagamitin ang mga stakeholder sa proyekto. Minsan kailangan lang ng mga stakeholder na makatanggap ng impormasyon. Iyan ay maaaring alagaan sa plano ng komunikasyon. Kung higit pa ang kailangan mula sa mga stakeholder, binabalangkas ng isang plano sa pamamahala ng stakeholder kung paano ito makukuha.

Plano sa Pamamahala ng Pagbabago

Ang isang plano sa pamamahala ng pagbabago ay naglalatag ng isang balangkas para sa paggawa ng mga pagbabago sa proyekto. Bagama't may posibilidad na iwasan ng mga tagapamahala ng proyekto ang mga pagbabago sa proyekto, kung minsan ay hindi sila maiiwasan. Ang plano sa pamamahala ng pagbabago ay nagbibigay ng mga protocol at proseso para sa paggawa ng mga pagbabago. Ito ay kritikal para sa pananagutan at transparency na ang mga sponsor ng proyekto, mga tagapamahala ng proyekto, at mga miyembro ng pangkat ng proyekto ay sumusunod sa plano sa pamamahala ng pagbabago.