Mga Nilalaman ng File ng Tauhan ng Empleyado

Ito ang Mga Item na Kasama sa File ng Tauhan ng Empleyado

••• mediaphotos / Getty Images

Talaan ng mga NilalamanPalawakinTalaan ng mga Nilalaman

• Access sa Employee Personnel File
• Nilalaman ng File ng Tauhan ng Empleyado
• Mga Nilalaman ng File ng Tauhan ng Empleyado

Ang file ng tauhan ng empleyado ay ang pangunahing file ng empleyado na naglalaman ng kasaysayan ng relasyon sa trabaho mula sa aplikasyon sa trabaho sa pamamagitan ng isang exit interview at trabaho dokumentasyon ng pagwawakas .

Access sa Employee Personnel File

Tanging ang kawani ng Human Resources at ang agarang superbisor o tagapamahala ng empleyado ang maaaring magkaroon ng access sa impormasyon sa file ng tauhan ng empleyado, at hindi ito umaalis sa opisina ng Human Resources.

Sa ilang kumpanya, ang pag-access sa file ay limitado sa kawani ng HR. Sa mga organisasyong ito, pinapanatili ng mga superbisor o tagapamahala ang kanilang sariling file ng pamamahala na kinabibilangan ng mga dokumentong maaaring kailanganin nilang i-access gaya ng mga kopya ng mga naunang pagtatasa ng pagganap.

Ang mga kinakailangan ay nag-iiba-iba sa bawat estado, bukod pa, sa buong mundo, tungkol sa kung sino ang may access sa file ng tauhan ng empleyado. Sa ilang mga estado, ang mga empleyado ay may karapatang mag-access at makakuha ng mga kopya ng impormasyon sa file ng tauhan. Sa iba, ang pag-access ay mas makitid. Iba-iba rin ang mga kinakailangan tungkol sa kung ano ang maaaring ma-access ng empleyado. Alamin ang mga alituntunin sa hurisdiksyon kung saan nagtatrabaho ka ng mga tao upang manatili sa pagsunod sa iyong mga legal na kinakailangan.

Sa pangkalahatan, hindi mo gugustuhing magtago ng mga dokumento sa file ng tauhan ng empleyado na walang makatwirang karapatang i-access ng empleyado. Maaari mong isaalang-alang na panatilihin ang lahat ng mga dokumentong nauugnay sa pagsusuri sa background, mga sanggunian, mga checklist ng panayam, at mga rating sa isang hiwalay na file na ginawa upang ilagay ang lahat ng mga dokumentong nauugnay sa isang partikular na kaganapan sa recruitment at pagkuha.

Ang file ng tauhan ng empleyado ay karaniwang iniimbak sa isang naka-lock, fire-proof na file cabinet sa isang naka-lock na lokasyon na naa-access ng kawani ng Human Resources. Ang pagiging kompidensiyal ng impormasyon ng empleyado sa file ng tauhan ay pinakamahalaga.

Sa lahat ng mga file ng empleyado na pinapanatili ng kumpanya, ang file ng tauhan ng empleyado ay pinakamadalas na ina-access araw-araw para sa impormasyon ng employer, superbisor, o kawani ng Human Resources.

Mga Pagsasaalang-alang Tungkol sa Nilalaman ng File ng Tauhan ng Empleyado

Ang mga file ng tauhan ay karaniwang naglalaman ng mga dokumento na nasuri na ng empleyado at kaya pamilyar siya sa kanilang nilalaman. Kabilang dito ang mga dokumento tulad ng mga aplikasyon sa trabaho, mga pagsusuri sa pagganap, mga sulat ng pagkilala, mga talaan ng pagsasanay, at mga form na nauugnay sa mga paglilipat at promosyon.

Ang mga pangunahing prinsipyo at tanong na dapat isaalang-alang kapag nag-file ng anumang dokumento sa file ng tauhan ng empleyado ay ang mga ito.

• Kakailanganin ba ng employer ang isang partikular na dokumento upang bigyang-katwiran ang mga desisyon kung ang employer ay nademanda? Kakailanganin ba ng employer ang dokumento sa korte ng batas?
• Alam at nauunawaan ba ng empleyado na ang dokumento ay isampa sa kanyang file ng tauhan? Sa karamihan ng mga kaso, dapat ipapirma ng mga employer ang empleyado sa dokumento, hindi para magpahiwatig ng kasunduan sa mga nilalaman ng dokumento, ngunit upang kilalanin na alam nila at binasa ang dokumento.
• Walang mga sorpresa, opinyon, o personal na tala tungkol sa empleyado ang dapat ilagay sa isang file ng tauhan ng empleyado. Ang mga katotohanan lamang, walang mga haka-haka na iniisip, ay nabibilang sa isang file ng tauhan ng empleyado.

Mga Nilalaman ng File ng Tauhan ng Empleyado

Ang mga sumusunod ay mga rekomendasyon tungkol sa dokumentasyon na dapat itago ng isang employer sa isang file ng tauhan ng empleyado.

Kasaysayan ng Pagtatrabaho

• Aplikasyon sa trabaho
• Ipagpatuloy
• Ipagpatuloy ang cover letter
• Pagpapatunay ng edukasyon
• Pagpapatunay ng trabaho
• Liham ng pagtanggi
• Deskripsyon ng trabaho sa posisyon
• Mga talaan ng pagsusuri sa trabaho
• Liham ng alok sa trabaho o kontrata sa pagtatrabaho
• Ahensya sa pagtatrabaho o kasunduan sa pansamantalang ahensya, kung ginamit
• Pang-emergency na impormasyon sa pakikipag-ugnayan
• Nilagdaan ang form ng pagkilala sa handbook ng empleyado na nagpapakita ng resibo ng handbook ng empleyado
• Checklist mula sa bagong oryentasyon ng empleyado na nagpapakita ng mga paksang sakop at kanino
• Anumang mga kasunduan sa paglilipat at dokumentasyon
• Anumang kontrata, nakasulat na kasunduan, resibo, o pagkilala sa pagitan ng empleyado at ng employer (tulad ng kasunduan na hindi nakikipagkumpitensya , isang trabaho kontrata , o isang kasunduan na nauugnay sa isang kotse na ibinigay ng kumpanya)
• Mga opisyal na porma ng buhay ng trabaho kasama ang mga kahilingan para sa paglipat , promosyon , panloob na mga aplikasyon sa trabaho, at iba pa
• Anumang iba pang dokumentasyong nauugnay sa pagtatrabaho

Pag-unlad ng Pagganap ng Empleyado, Mga Plano sa Pag-unlad, at Pagpapahusay

• Mga kopya ng anumang pagtatasa sa pagganap na ginamit o mga plano sa pagpapaunlad ng empleyado
• Mga pagtatasa sa sarili ng empleyado
• Mga rekord mula sa anumang pormal na sesyon ng pagpapayo
• Mga tala sa pagdalo o pagkahuli
• Dokumentasyon ng plano sa pagpapabuti ng pagganap
• Mga ulat ng aksyong pandisiplina
• Ang pagkilala sa empleyado ay ipinakita tulad ng mga sertipiko, mga titik ng pagkilala, at iba pa
• Mga pormal na mungkahi at rekomendasyon ng empleyado, mga tugon ng organisasyon
• Mga tala sa pagsasanay
• Mga kahilingan para sa pagsasanay
• Mga pagtatasa ng mga kakayahan
• Mga abiso o iskedyul ng klase o sesyon ng pagsasanay
• Kailangang nilagdaan ang mga pagtatasa
• Mga ulat sa gastos sa pagsasanay
• Mga reklamo mula sa mga customer o katrabaho na napag-usapan sa empleyado

Mga Rekord ng Pagwawakas sa Trabaho

• Liham ng pagbibitiw ng empleyado
• Lumabas sa dokumentasyon ng panayam
• ulupong abiso
• Checklist ng pagtatapos ng trabaho
• Panghuling accounting para sa lahat ng aspeto ng pagtatrabaho ng empleyado tulad ng panghuling suweldo, bayad sa bakasyon, pagbabalik ng ari-arian ng kumpanya, at iba pa

Ang Bottom Line

Gusto mong ilagay sa mga tauhan ng empleyado na mag-file lamang ng mga dokumento na pamilyar sa empleyado. Kung ang pagkakita sa mga nilalaman ng kanilang file ay nagdudulot ng isang sorpresa ng empleyado, hindi mo epektibong napamahalaan ang mga nilalaman ng file.

Mga Pinagmumulan ng Artikulo

1. Lipunan para sa Pamamahala ng Human Resources. ' Kailangan bang Ipakita ng Mga Employer sa mga Manggagawa ang Kanilang mga File ng Tauhan? ' Na-access noong Oktubre 4, 2020.