Ang Limang Yugto ng Isang Proyekto

••• Gary Burchell/Getty Images

Ang bawat pangunahing proyekto sa trabaho ay dumadaan sa limang yugto. Ang haba at mga detalye ay maaaring mag-iba sa bawat proyekto, ngunit lahat ay susunod pa rin sa parehong pangunahing balangkas. Habang ang ilan mga pamamaraan ng proyekto gaya ng mga agile approach na i-compress o ulitin ang mga sumusunod na yugto sa mas mabilis, umuulit na mga cycle, ang gawain ng bawat yugto ay nakikita at naiiba sa bawat proyekto.

Ang Limang Yugto

Ang mga pormal na yugto ng isang proyekto ay ang mga sumusunod:

1. Pagtanggap sa bagong kasapi : pagbuo ng pangkat ng proyekto, pag-arkila ng proyekto, at kick-off
2. Pagpaplano : pagwawakas sa saklaw ng proyekto, pagtukoy sa detalyadong pagkasira ng trabaho, pagtatasa ng panganib, pagtukoy sa mga kinakailangan sa mapagkukunan, pagwawakas ng iskedyul, at paghahanda para sa aktwal na gawain
3. Pagbitay : pagsasagawa ng aktwal na gawaing kinakailangan ng kahulugan at saklaw ng proyekto
4. Subaybayan at kontrolin : ang totoo pamamahala , pag-uulat, at kontrol ng mga mapagkukunan at badyet sa yugto ng pagpapatupad
5. Pagsara ng proyekto: paghahatid ng proyekto, pagtatasa ng mga natutunan, pagpapaliban ng pangkat ng proyekto

SA tagapamahala ng proyekto ay mangunguna sa kanilang koponan sa limang yugtong ito nang magkakasunod—anuman ang laki ng proyekto—hanggang sa makumpleto ang proyekto. Para sa maliksi o umuulit na uri ng mga proyekto, ang pagpaplano at pagpapatupad ay nagaganap sa mga maikling spurts o sprint, na ang mga yugto ay paulit-ulit hanggang sa makumpleto ang proyekto sa kasiyahan ng customer.

Tingnan natin ang mga yugtong ito nang mas detalyado.

Pagtanggap sa bagong kasapi

Ang isang matatag na pagsisimula ng proyekto ay hindi lamang magtatakda ng iyong proyekto para sa tagumpay, ngunit ito rin ang maglalatag ng batayan para sa lahat ng mga yugto sa hinaharap. Sa panahon ng pagsisimula, itatalaga mo ang mga miyembro ng pangkat ng proyekto, ipaliwanag sa kanila ang pangkalahatang mga layunin ng proyekto, at tanungin ang kliyente o may-ari ng proyekto ng maraming tanong hangga't maaari upang maplano mo ang proyekto nang mahusay. Ito rin ay isang magandang oras upang bumuo ng sigasig ng koponan tungkol sa proyekto at mangolekta ng anumang mga huling minutong detalye na maaaring makaimpluwensya sa pagpaplano ng proyekto. Kasama sa mga karagdagang hakbang ang:

• Pagsusuri ng stakeholder
• Pagtatalaga ng isang executive sponsor
• Pagbuo at komunikasyon ng dokumento ng charter
• Pormal na kick-off meeting

Pagpaplano

Kapag nasimulan mo na ang proyekto at nakalap ng lahat ng nauugnay na impormasyon, sisimulan mo na ang pagpaplano ng iyong proyekto. Ang yugto ng pagpaplano ay depende sa laki ng iyong proyekto, kung gaano karaming impormasyon ang kailangan mong ayusin at kung gaano kalaki ang iyong koponan. Ang resulta ng pagpaplano ay dapat na malinaw plano ng proyekto o iskedyul, kung saan susundin ng lahat ang kanilang mga nakatalagang gawain.

Ang paggamit ng isang programa sa pagpaplano ng proyekto tulad ng Microsoft Project o Basecamp ay lubhang nakakatulong kapag nagpaplano ng isang proyekto. Mayroong iba pang mga libreng opsyon na magagamit online, masyadong. Gayunpaman, kahit na nakakatulong ang paggamit ng programa sa pagpaplano ng proyekto, hindi ito palaging kinakailangan. Ang paggamit ng Excel at Word upang likhain ang iyong plano at ipaalam ito sa koponan ay kasing epektibo.

Ang mga partikular na gawain sa yugto ng pagpaplano ay kinabibilangan ng:

• Paglikha ng plano sa komunikasyon para sa iba't ibang stakeholder na kasangkot
• Pagbuo ng isang detalyadong istraktura ng breakdown ng trabaho
• Pagkilala sa kritikal na daan
• Pag-plot ng mga mapagkukunan sa plano ng proyekto at pagpino sa pagkakasunud-sunod ng gawain batay sa mga dependency ng proyekto at mga hadlang sa mapagkukunan
• Pagbuo ng isang detalyadong iskedyul
• Pagtatasa ng mga panganib at pagbuo ng isang prioritization at mitigation plan sa panganib

Pagbitay

Ngayon na mayroon ka nang matibay na plano ng proyekto, ang koponan ay maaaring magsimulang isagawa ang proyekto laban sa kanilang mga nakatalagang gawain. Ito ang yugto kung saan nagsisimula ang lahat sa paggawa ng gawain. Gusto mong opisyal na simulan ang yugto ng pagpapatupad sa pamamagitan ng mga personal na pagpupulong upang matiyak na ang lahat ay mayroon ng kung ano ang kailangan nila upang simulan ang pagpapatupad ng kanilang bahagi ng proyekto. Ang pagsisimula ng koponan sa tamang landas ay mahalaga sa tagumpay ng isang proyekto, kaya malinaw na ipahayag ang iskedyul at plano ng komunikasyon.

Subaybayan at Kontrolin

Habang ang proyekto ay nasa yugto ng pagpapatupad, sisimulan mo itong subaybayan at kontrolin upang matiyak na ito ay gumagalaw ayon sa pinlano. Mayroong iba't ibang mga paraan na maaari mong subaybayan at kontrolin ang isang proyekto. Ang mga kaswal na pag-check-in kasama ang mga pinuno ng koponan, organisadong pang-araw-araw na 'stand-up,' o higit pang pormal na lingguhang pagpupulong sa katayuan ay epektibo. Ang impormasyong lalabas sa mga pagpupulong na ito o mga channel ng komunikasyon ay magpapabatid sa feedback loop at sa huli ang anumang muling pagpaplano at pagsasaayos na maaaring kailanganin sa proyekto.

Ang mga karagdagang mahahalagang aktibidad sa yugtong ito ay kinabibilangan ng:

• Ang pagsunod sa iyong paunang itinatag na plano sa komunikasyon upang matiyak ang kamalayan ng stakeholder sa katayuan ng proyekto
• Pagsubaybay sa mga pangkat ng trabaho at mga aktibidad sa trabaho sa kritikal na landas
• Pagtukoy ng mga pagkakataon upang mapabuti ang pagganap ng iskedyul sa pamamagitan ng mabilis na pagsubaybay o pagkumpleto ng mga aktibidad nang magkatulad o, kung kinakailangan, pag-crash ng iskedyul sa pamamagitan ng pagdaragdag ng mga mapagkukunan
• Pagsubaybay sa aktwal kumpara sa mga nakaplanong gastos
• Sa ilang mga kaso, pagsubaybay, pagkalkula at pag-uulat sa kinita na halaga para sa plano ng proyekto
• Pagsubaybay at pagpapagaan ng mga panganib at pagpino sa plano ng panganib kung kinakailangan

Isara ang Proyekto

Kapag ang lahat ng mga detalye at gawain ng iyong proyekto ay nakumpleto at naaprubahan ng kliyente o may-ari ng proyekto, maaari mo nang isara ang iyong proyekto. Ito ay maaaring mukhang isang pormalidad, ngunit ang pagsasara ng isang proyekto ay kasinghalaga ng pagsisimula, pagpaplano, at pagpapatupad nito.

Ang isang mahusay na tagapamahala ng proyekto ay magdodokumento ng lahat ng impormasyon mula sa proyekto at ayusin ito nang maayos upang maaari silang bumalik dito kung kinakailangan. Ito rin ay isang magandang panahon upang magsagawa ng post-mortem sa proyekto upang ang lahat ng miyembro ng koponan ay makapag-isip kung ano ang tama o mali sa panahon ng proyekto. Dapat ding idokumento ang lahat ng mahahalagang tala ng proyekto upang maibahagi ang kinalabasan sa iba pang miyembro ng proyekto at mai-file sa isang folder ng kasaysayan ng proyekto. Panghuli, mahalagang pormal na ipagpaliban ang pangkat ng proyekto, na nagbibigay ng feedback at mga pagsusuri sa pagganap gaya ng ipinahiwatig ng patakaran ng iyong kumpanya.