Makakuha ng Executive Leadership Support sa Project Management

••• PeopleImages / Getty Images

Ang mga tagapamahala ng proyekto ay may mahirap na trabaho. Sa likas na katangian ng kanilang tungkulin, inaako nila ang responsibilidad para sa pagbuo ng isang epektibong pangkat upang ituloy at magtagumpay sa mga bagong inisyatiba. Dahil maaaring saklawin ng mga proyekto ang lahat ng gawaing ginawa sa isang kompanya, ang bawat proyekto ay isang bagong pakikipagsapalaran.

Ang isa sa pinakamahalagang salik na nagtataguyod ng tagumpay ng proyekto ay ang pagkakaroon ng isang epektibo, nakatuong executive sponsor. Bagama't maaaring alam ng mga tagapamahala ng proyekto na malaki ang nagagawa ng mga executive sponsor upang matulungan ang isang proyekto na magtagumpay, maraming mga executive ang hindi naiintindihan kung paano sila makakatulong o kung ano ang gagawin.

Mga Responsibilidad ng Executive Sponsor

Ang executive sponsor ay mahalaga sa tagumpay ng isang proyekto. Maraming dahilan kung bakit nabigo ang mga proyekto, ngunit hindi dapat isa sa kanila ang kakulangan ng suporta sa isang organisasyon. Ang mga executive sponsor ay dapat:

• Ipagpalagay ang responsibilidad sa antas ng ehekutibo para sa kinalabasan ng isang proyekto
• Charter ang proyekto at bigyan ng awtoridad ang project manager at mga pangunahing miyembro ng team
• Suportahan ang paghahanap ng pangkat ng proyekto para sa mga mapagkukunan at kakayahang makita
• Tiyakin ang pagkakaroon at pagsuporta sa mga epektibong halaga ng koponan, kabilang ang pananagutan at transparency
• Suportahan ang koponan sa harap ng mga hindi pangkaraniwang paghihirap
• Ipagtanggol ang pangkat ng proyekto laban sa panghihimasok ng organisasyon
• Manatiling kasangkot at interesado
• Panagutin bilang tagapamahala ng proyekto at mga miyembro ng koponan kung ang inisyatiba ay isang pagkabigo

Presensya ng Executive Sponsor

Kung walang supportive na executive sponsor, ang lahat ng responsibilidad sa itaas ay napupunta sa sobrang pasanin ng project manager , na karaniwang walang impluwensya sa ibang mga manager o executive na maaaring lumalaban sa proyekto.

Ang kakulangan ng isang epektibong sponsor ay nagpapataas ng panganib ng mga problema sa proyekto, kabilang ang ngunit hindi limitado sa pagkabigo, suboptimal na pagganap, tumaas na gastos at mga target na kalidad, at posibleng tumaas na kaguluhan sa koponan.

Sa madaling sabi, ang pagkakaroon ng isang epektibong executive sponsor ay isang positibong gumagawa ng pagkakaiba para sa proyektong kanilang na-sponsor. Dahil sa malinaw na kahalagahan ng tungkulin, maaaring makatuwirang ipagpalagay na sineseryoso ng karamihan sa mga organisasyon ang kanilang trabaho kasama ang mga executive sponsor.

Organisasyonal na Pagtrato sa Tungkulin

Bagama't makatuwirang asahan na ang karamihan sa mga kumpanya ay magpapakita ng mga mature na kasanayan sa paligid ng papel ng executive sponsor sa isang panahon kung saan ang mga kasanayan sa pamamahala ng proyekto ay mahusay na itinatag, ang sitwasyon ay eksaktong kabaligtaran.

• Maraming mga kumpanya ay walang pormal na mga kasanayan sa paligid ng executive sponsorship
• Ilang kumpanya ang may anumang pormal na pagsasanay o standardized na paglalarawan para sa tungkulin at mga responsibilidad ng sponsor
• Bihira ang firm na nagbibigay ng pagsasanay para sa kanilang mga executive sponsor
• Mayroong maliit na pare-parehong kasunduan sa pananagutan ng sponsor para sa tagumpay ng proyekto
• Karamihan sa mga tagapamahala ng proyekto ay nagpapahayag ng pagkabigo sa kakulangan ng suporta mula sa kanilang mga sponsor

Ayon sa Project Management Institute noong 2018, 38% ng mga organisasyon sinuri ay walang aktibong executive sponsor para sa mga proyekto.

Bagama't ang kasalukuyang estado ng pagsasanay ng executive sponsorship ay maaaring mag-iwan ng puwang para sa pagpapabuti, ang mga tagapamahala ng proyekto ay walang pagpipilian kundi ang patuloy na sumulong sa kanilang mga inisyatiba. Gayunpaman, may ilang mga hakbang na maaaring gawin ng mga tagapamahala ng proyekto upang makakuha ng kinakailangang suporta sa ehekutibo.

Mga Hakbang para Makakuha ng Executive Support

1. Mag-recruit ng sponsor. Kung ang iyong proyekto ay may mga madiskarteng implikasyon para sa iyong kumpanya, alinman sa direkta para sa mga customer o hindi direkta sa pamamagitan ng pagpapagana ng mas mahusay at epektibong mga panloob na aktibidad bilang suporta sa mga customer, dapat kang kumuha ng isang sponsor. Direktang makipagtulungan sa iyong report-to-manager o sa pinuno ng iyong Project Management Office upang palakasin ang kahalagahan ng proyekto at humingi ng tulong. Bigyang-diin ang tungkulin at mga responsibilidad ng sponsor, at ituro ang pananaliksik sa industriya na nag-uugnay sa tagumpay ng proyekto at epektibong pag-sponsor.
2. Sanayin ang iyong sponsor. Bigyang-diin ang tungkulin ng sponsor bilang estratehiko, hindi taktikal o bilang isang figurehead. Karamihan sa mga executive ay pumapasok sa tungkulin ng isang sponsor na walang pormal na pagsasanay o kahit na konteksto para sa kanilang mga responsibilidad. Habang ikaw ay nasa medyo awkward na tungkulin ng pagsasanay ng isang executive, karamihan sa mga indibidwal na ito ay pahalagahan ang iyong konteksto at patnubay. Ang mga isyu ng pananagutan, pagpapatibay ng mga halaga, at proteksyon ng koponan ay dapat na ang iyong pangunahing pokus kapag sumakay sa iyong executive sponsor.
3. Aktibong makisali at isali ang iyong sponsor. Ang pinakamahusay na mga relasyon sa manager ng proyekto at executive sponsor ay lubos na interactive. Mahalaga para sa dalawang partido na magtatag ng isang malinaw na protocol ng komunikasyon para sa mga update sa mga aktibidad ng proyekto pati na rin ang pag-flag at pagtugon sa mga emerhensiya. Dapat hikayatin ng tagapamahala ng proyekto ang executive sponsor na dumalo sa katayuan o mga pulong ng pangkat paminsan-minsan upang magpakita ng tunay na interes, at magsilbi bilang aktibong cheerleader sa organisasyon para sa mga tagumpay ng koponan.
4. Humingi ng suporta sa pagtuturo mula sa iyong sponsor. Palaging nakakatulong na magkaroon ng isang taong may higit na karanasan kaysa sa iyong pagmamasid at nag-aalok ng nakabubuo at positibong feedback at pagtuturo sa iyong pagganap.
5. Maingat na gamitin ang sponsor para sa malalaking isyu . Mag-ingat na huwag masyadong maakit sa iyong sponsor para sa mga taktikal na isyu. Ang pinakamahusay na paggamit ng iyong sponsor ay ang pagtulong sa mga secure na mapagkukunan, nagsisilbing tagapagsalita para sa koponan ng proyekto sa mas malawak na pangkat ng pamamahala at pagtulong sa iyong palakasin ang mga mahahalagang halaga ng koponan.

Ang Pangwakas na Pitch

Ang papel ng executive sponsor ay isa sa mga mahalagang piraso ng palaisipan sa tagumpay para sa mga inisyatiba ng proyekto. Nauunawaan ng mga matagumpay na tagapamahala ng proyekto kung gaano kahalaga ang tungkuling ito at nagtatrabaho sila upang makakuha ng suporta sa ehekutibo sa tamang antas at intensidad.

Kung ang sponsor ay wala o malabo, tanggapin mo ang iyong sarili na mag-recruit at/o sanayin ang iyong mga executive sponsor upang suportahan ka, ang iyong koponan at ang iyong kumpanya para sa tagumpay.