Paghahanap Ng Trabaho

Mahahalagang Kasanayan para sa Mga Trabahong Clerical

Para sa mga Resume, Cover Letter, at Interview

Administrative worker sa desk

•••

nadia_bormotova / iStock / Getty Images Plus

Talaan ng mga NilalamanPalawakinTalaan ng mga Nilalaman

Tinitiyak ng gawaing klerikal na ang isang opisina ay tumatakbo nang maayos at mahusay. Kabilang dito ang pang-araw-araw na mga gawaing administratibo ng isang opisina, tulad ng pagsagot sa mga telepono, pag-iskedyul ng mga appointment, pagpapadala ng mga fax, at pag-file ng mga dokumento.

Ang mga kasanayan sa klerikal at administratibo ay kapaki-pakinabang para sa halos sinumang nagtatrabaho sa isang opisina. Karamihan sa mga empleyado ay kailangang gumawa ng hindi bababa sa ilang gawaing klerikal. Samakatuwid, ang mga kasanayang ito ay mahalaga anuman ang iyong opisyal na titulo sa trabaho. Ang mga klerk at sekretarya sa opisina ay kailangang magkaroon ng partikular na malakas na kasanayan sa klerikal. Ginagawa ng mga empleyado sa mga posisyong ito ang karamihan sa mga pang-araw-araw na gawain ng isang opisina.

Mga Uri ng Clerical na Trabaho

Habang ginagamit ng ilang tao ang mga titulo ng trabaho na ito nang palitan, naiiba ang mga klerk at sekretarya sa opisina mga katulong na administratibo . Ang mga katulong na pang-administratibo ay madalas na nangangailangan ng isang degree sa kolehiyo at binibigyan ng higit pang mga responsibilidad, kabilang ang mga proyekto sa pangunguna at kung minsan ay pamamahala ng mga koponan.

Sa kabaligtaran, ang mga klerk at sekretarya ay karaniwang hindi nangangailangan ng malawak na edukasyon na lampas sa antas ng mataas na paaralan (bagama't may mga programa sa mas mataas na edukasyon na nakatuon sa gawaing klerikal at sekretarya). Ang mga klerk at sekretarya ay namamahala sa pang-araw-araw na operasyon ng isang opisina ngunit sa pangkalahatan ay walang mga responsibilidad sa pangangasiwa.

Nagtatrabaho ang mga klerk at sekretarya sa iba't ibang industriya, kabilang ang pananalapi, negosyo, medisina, gobyerno, at batas. Ang ilan sa mga posisyong ito ay nangangailangan ng mga partikular na kasanayan. Gayunpaman, may mga pangunahing kasanayan na kinakailangan para sa halos bawat posisyon ng klerikal at administratibong katulong.

Nangungunang Kasanayan sa Clerical

Ang listahan sa ibaba ay naglalarawan ng mga kasanayan sa klerikal na hinahanap ng mga employer sa mga kandidato para sa trabaho. Kasama ang isang detalyadong listahan ng limang pinakamahalagang kasanayan sa klerikal, pati na rin ang mga pandagdag na listahan ng mga kaugnay na kasanayan sa pangangasiwa.

Pansin sa Detalye

Kasama sa gawaing klerikal ang pagbibigay-pansin sa mga pang-araw-araw na detalye ng isang opisina—mga bagay na maaaring makaligtaan ng ibang tao—gaya ng pagsagot at pagsubaybay sa mga email, pagsubaybay sa mga appointment, at pagsusuri ng mga dokumento. Bilang isang klerk o sekretarya, mahalagang tumuon sa mga detalyeng ito at huwag hayaang makalusot ang anumang bagay. Halimbawa, inaasahang susuriin ng mga klerk ang mga dokumento para sa anumang mga typo o pagkakamali bago sila pumunta sa mga stakeholder.

  • Aktibong Pakikinig
  • Analitikal
  • Sipag
  • Pagkilala sa panganib
  • Gumagawa ng mga kaayusan sa paglalakbay
  • Pagmamasid
  • Organisasyon
  • Pagpaplano
  • Priyoridad
  • Pagtugon sa suliranin
  • Pangangatwiran
  • Pag-iingat ng rekord
  • Pag-iskedyul ng mga appointment
  • Pamamahala ng oras
  • Nagta-type

Komunikasyon

Ang mga manggagawang klerikal ay kailangang magkaroon ng malakas na nakasulat at pasalita kakayahan sa pakikipag-usap kasama ng mga nakatataas, kasamahan, at mga customer. Karaniwang sasagutin nila ang mga telepono, magsusulat ng mga memo, magpapadala ng mga email, at babatiin ang mga kliyente at customer. Dapat silang makapagsalita at magsulat nang malinaw at epektibo, at sa paraang madaling maunawaan. Ang mga klerk at sekretarya ay nakikipag-usap sa maraming iba't ibang personalidad sa araw-araw, kaya ang pag-alam kung paano epektibong makipag-usap sa mga katrabaho ay mangangahulugan ng pagkakaiba sa pagitan ng pangmatagalang karera at panandaliang karera.

  • Sumasagot sa mga telepono
  • Komunikasyon
  • Korespondensya
  • Serbisyo sa customer
  • Nagde-delegate
  • Email
  • Pag-fax
  • Front desk
  • Mga kasanayan sa wika
  • Nakikinig
  • Oral na komunikasyon
  • Pagwawasto
  • Pagtutulungan ng magkakasama
  • Nakasulat na komunikasyon

Mga Kasanayan sa Computer

Sa panahon ngayon, kasanayan sa kompyuter ay kritikal para sa anumang klerikal na trabaho. Ang mga klerk at sekretarya ay kailangang maging mabilis at tumpak na mga makinilya. Karaniwang kinakailangan din silang gumawa ng ilang data entry, kaya dapat maging pamilyar sa Microsoft Excel at iba pang data entry software. Dapat din silang pamilyar sa iba pang software ng Microsoft Office, gaya ng Word at PowerPoint. Anumang karagdagang mga kasanayan sa computer, tulad ng kakayahang magdisenyo o mag-edit ng mga web page, ay maituturing na isang malaking plus.

  • Mga account na babayaran/natatanggap
  • Data entry
  • Pamamahala ng data
  • Visualization ng data
  • Katatasan ng database
  • Pag-publish sa desktop
  • Mga digital na kalendaryo (Google, Outlook, atbp.)
  • Komunikasyon sa email
  • Microsoft Office
  • Mga makina sa opisina
  • Mga spreadsheet
  • Nagta-type
  • Pagproseso ng salita

Numeracy

Ang gawaing klerikal ay nagsasangkot ng pagbilang, na nangangailangan ng mga pangunahing kasanayan sa matematika para sa pag-unawa sa numerical na impormasyon. Ang ilang mga klerk ay namamahala, sa isang antas, ng bookkeeping at/o accounting para sa isang kumpanya, bukod sa iba pang mga numerical na tungkulin. Ang mga klerk na kayang gampanan ang mga tungkuling ito nang mabilis at mahusay ay uunlad sa mga tungkuling ito. Kung hindi ka magaling na mathematician, huwag mag-alala. Siguraduhin lamang na magkaroon ng mga pangunahing kasanayan sa matematika at analitikong pag-iisip .

  • Accounting
  • Katumpakan
  • Arithmetic
  • Pagkalkula
  • Pagsingil
  • Bookkeeping
  • Pagbabadyet
  • Pagsusuri ng data
  • Pagtataya
  • Gastos
  • Lohikal na pag-iisip
  • Pag-aayos ng impormasyon
  • Mga spreadsheet
  • Teknolohiya
  • Pag-unawa sa mga uso
  • Timbangin ang iba't ibang mga pagpipilian

Organisasyon

Ang mga klerk at sekretarya ay dapat na organisado dahil sila ang namamahala sa pagtiyak na maayos ang takbo ng opisina. Kasama sa kanilang mga gawain ang pagsubaybay sa iskedyul ng employer, pagsagot sa mga email at tawag sa telepono, at pagpapanatili ng mga file.

pagkakaroon malakas na mga kasanayan sa organisasyon ay magbibigay-daan sa iyo upang maisagawa ang mga gawaing ito nang epektibo. Makatutulong na suriin ang mga lugar kung saan ka nakaayos at kung ano ang dapat mong gawin. Halimbawa, ang pagsusulat ng mga gawain at mga bagay na dapat tandaan sa mga malagkit na tala ay isang paraan upang matiyak na walang napapansin.

  • Pagtatasa
  • Pakikipagtulungan
  • Paggawa ng desisyon
  • Delegasyon
  • Paghahatid ng mail
  • Pagdodokumento
  • Mahusay
  • Paghahain
  • Pamamahala
  • Multitasking
  • Pamamahala ng opisina
  • Pangangasiwa
  • Pag-photocopy at pag-collate
  • Pisikal na organisasyon
  • Pagpaplano
  • Inuuna
  • Pag-iingat ng rekord
  • Pag-uuri
  • Pamamahala ng oras

Pagtugon sa suliranin

Ang pagiging a malakas na solver ng problema ay susi sa epektibong pagsasakatuparan ng mga tungkulin at isyu ng klerikal habang lumilitaw ang mga ito. Depende sa saklaw ng iyong tungkulin, kakailanganin mong lutasin ang mga isyu sa mga customer, sa mga kasamahan, o mga teknikal na aberya. Ang paggawa nito sa isang napapanahong paraan habang nananatiling kalmado sa ilalim ng pressure ay titiyakin ang pinakamahusay na resulta sa bawat oras.

  • Aktibong pakikinig
  • Kakayahang umangkop
  • Pagsusuri
  • Komunikasyon
  • Malikhaing pag-iisip
  • Kritikal na pag-iisip
  • Mga reklamo ng customer
  • Paggawa ng desisyon
  • Nagde-delegate
  • Mga kasanayan sa emosyonal
  • Interpersonal
  • Level-headedness
  • Katatagan
  • Pamamahala ng panganib
  • Teknikal na pag-troubleshoot

Pagkamaparaan

Bilang isang klerk, ang kakayahang umangkop ay makakatulong sa iyong umunlad sa isang mabilis na kapaligiran. Inaasahan mong matatapos ang trabaho sa panahon ng pagbabago at magiging maaasahang mapagkukunan para sa iyong mga kasamahan. Ang paggawa nito nang epektibo ay mangangailangan ng isang hanay ng mga kasanayan, mula sa multitasking at kritikal na pag-iisip hanggang sa pagiging bukas-isip. Maaaring may ilang kaso kung saan hindi ka matutulungan ng iyong boss o isang superior sa pag-troubleshoot. Kung mayroon kang kakayahang magtrabaho nang nakapag-iisa sa ilalim ng presyon, ikaw ay magiging isang natatanging empleyado.

  • Administrative acumen
  • Malikhaing pag-iisip
  • Kakayahang umangkop
  • Paghawak ng mga katanungan
  • Pagsasarili
  • Pagsubaybay sa imbentaryo ng opisina
  • Multitasking
  • Open-mindedness
  • Pagtitiyaga
  • Pag-photocopy/pag-scan
  • Proactive
  • Pagtugon sa suliranin
  • Pananaliksik
  • Disiplina sa sarili

Mahahalagang Soft Skills

Bilang karagdagan sa mga nangungunang limang mga kasanayan sa klerikal, ang pinakamahusay na mga manggagawa sa opisina ay nagtataglay din malambot na kasanayan na kadalasang likas na mga katangian ng personalidad sa halip na mga natutunang kakayahan.

Kabilang dito ang malakas na interpersonal na kasanayan, pagtutulungan ng magkakasama , flexibility, dependability, adaptability, at creativity. Ang mga ito ay mahahalagang katangian para sa mga tagapamahala ng opisina, mga receptionist , mga personal na katulong, mga katulong sa opisina , at mga executive assistant .

Mga Pangunahing Takeaway

BASAHIN NG MABUTI ANG DESCRIPTION NG TRABAHO: Ang bawat trabaho ay mangangailangan ng iba't ibang kasanayan at karanasan, kaya tumutok sa mga kasanayang nakalista ng employer. Maaari mong suriin ang aming iba pang mga listahan ng mga kasanayang nakalista ayon sa trabaho at sa pamamagitan ng uri ng kasanayan .

GAMITIN ANG MGA KEYWORDS SA IYONG RESUME: Ginagamit ng mga employer mga sistema ng pagsubaybay ng aplikante upang maghanap ng tiyak mga keyword , kaya ang mga resume na nagsasama ng mga ito ay mas malamang na mapili para sa karagdagang pagsusuri.

MAGDAGDAG NG MGA KEYWORDS SA IYONG COVER LETTER: Sa katawan ng iyong cover letter , subukang banggitin ang isa o dalawa sa mga kasanayang ito, at magbigay ng isang partikular na halimbawa ng isang oras kung kailan mo ipinakita ang mga ito sa trabaho.

BANGGITIN ANG MGA SALITA NG KASANAYAN SA PANAYAM: Tiyaking mayroon kang kahit isang halimbawa ng oras na ipinakita mo ang bawat isa sa nangungunang limang kasanayan na nakalista dito para sa iyo panayam .

Mga Pinagmumulan ng Artikulo

  1. O * NET. ' Kaalaman - Clerical ,' Na-access noong Nob. 12, 2019.

  2. Bureau of Labor Statistics. ' Ano ang Ginagawa ng Mga Klerk ng Impormasyon? ,' Na-access noong Nob. 12, 2019.

  3. Bureau of Labor Statistics. ' Paano Maging isang Information Clerk ,' Na-access noong Nob. 12, 2019.

  4. Bureau of Labor Statistics. ' Mga Klerk ng Impormasyon - Kapaligiran sa Trabaho ,' Na-access noong Nob. 12, 2019.