Paano Magsagawa ng SWOT Analysis

••• Mga Larawan ng Bayani/Getty

Kapag sinusuri ang isang kumpanya pagganap , nakakatulong na magkaroon ng mga tool para sa pagsasagawa ng masinsinan at sistematikong pagsusuri. Ang pagsusuri sa SWOT ay isang tool na dapat malaman ng sinumang pinuno kung paano gamitin sa negosyo.

Ginagamit ang pagsusuri ng SWOT upang matukoy ang Mga Lakas, Kahinaan, Mga Oportunidad, at Mga Banta na nauugnay sa iyong kumpanya, yunit, grupo, o isang produkto, serbisyo, o programa kung saan ikaw ay responsable. Hinahayaan ka nitong tumuon sa mga partikular na lugar at tumuklas ng mga pagkilos na makakatulong sa pagbuo ng mga lakas, bawasan o alisin ang mga kahinaan, i-maximize ang mga pagkakataon, at harapin ang mga pagbabanta.

Ang mga pagsusuring ito ay madalas na isinasagawa kasama ng isang pangkat at ginagamit upang ipaalam ang isang diskarte o estratehikong plano. Ang proseso ay medyo simple at nagsasangkot ng mga sumusunod na hakbang:

1. Pumili ng isang SWOT Facilitator

Habang manager, team. o pinuno ng proyekto maaaring manguna sa kanilang sariling pagsusuri sa SWOT, kadalasan ay nakatutulong na gumamit ng isang independiyenteng facilitator upang palayain ang pinuno na ganap na lumahok at hindi pinapakiling ang input mula sa iba.

2. Mag-brainstorm ng Lakas ng Kumpanya o Yunit

Maglibot sa silid at humingi ng mga ideya mula sa mga kalahok. Kabilang sa mga bahagi ng lakas para sa isang kumpanya o unit ang mga kakayahan sa pamumuno, mga kakayahan sa paggawa ng desisyon, pagbabago, pagiging produktibo, kalidad, serbisyo, kahusayan, mga prosesong teknolohikal, at iba pa. Itala ang lahat ng mga mungkahi sa isang flip chart. Iwasan ang mga duplicate na entry.

Maaaring lumabas ang ilang isyu sa higit sa isang listahan. Halimbawa, ang isang kumpanya o unit ay maaaring may lakas sa isang lugar gaya ng serbisyo sa customer, ngunit maaaring may kahinaan o kakulangan din sa lugar na iyon. Sa puntong ito, ang layunin ay kumuha ng maraming ideya sa mga flip chart hangga't maaari. Ang pagsusuri ay magaganap mamaya.

3. Pagsama-samahin

I-post ang lahat ng mga pahina ng flip-chart sa isang dingding. Kahit na ginawa mo ang lahat upang maiwasan ang mga duplicate na entry, magkakaroon ng ilang ideya na magkakapatong. Pagsama-samahin ang mga duplicate na puntos sa pamamagitan ng pagtatanong sa grupo kung aling mga item ang maaaring pagsamahin sa ilalim ng parehong paksa. Labanan ang tuksong mag-overconsolidate sa pamamagitan ng pagsasama-sama ng maraming ideya sa ilalim ng isang paksa. Kadalasan, nagreresulta ito sa kawalan ng pokus. Pasimplehin ang iyong listahan hangga't maaari habang kumukuha pa rin ng mga natatanging bahagi ng lakas.

4. Linawin

Bumaba sa pinagsama-samang listahan ng item sa pamamagitan ng item at linawin ang anumang mga item na may mga tanong tungkol sa mga kalahok. Makatutulong na ulitin ang kahulugan ng bawat aytem bago ito talakayin. Manatili sa pagtukoy ng mga lakas ngayon lang, at pigilan ang koponan na magsalita tungkol sa mga solusyon sa puntong ito ng proseso.

5. Tukuyin ang Nangungunang Tatlong Lakas

Minsan ang nangungunang tatlong lakas ay halata at walang boto ang kailangan. Sa kasong iyon, subukan lang para sa pinagkasunduan . Kung hindi, bigyan ang mga kalahok ng ilang minuto upang piliin ang kanilang mga nangungunang isyu nang paisa-isa. Pahintulutan ang bawat miyembro ng koponan na bumoto ng tatlo hanggang limang boto (tatlo kung ang listahan ng mga isyu ay sampung item o mas kaunti, lima kung mahaba ito). Tukuyin ang nangungunang tatlong aytem. Kung may mga pagkakatabla o ang unang boto ay hindi tiyak, talakayin ang mataas na na-rate na mga item mula sa unang boto, at bumoto muli.

6. Ibuod ang Mga Lakas

Kapag napagpasyahan na ang tatlong nangungunang lakas, maglaan ng ilang sandali upang talakayin kung paano tinukoy ng grupo ang bawat isa. Ibuod ang mga kahulugang ito sa isang pahina ng flip-chart. Ngayon ay mayroon ka nang malinaw, napagkasunduang pagtingin sa mga nangungunang lakas ng iyong kumpanya o unit.

7. Ulitin para sa Mga Kahinaan

Katulad ng mga kalakasan, ang mga lugar ng kahinaan para sa isang kumpanya o unit ay kinabibilangan ng mga kakayahan sa pamumuno, mga kakayahan sa paggawa ng desisyon, inobasyon, produktibidad, kalidad, serbisyo, kahusayan, mga teknolohikal na proseso, at higit pa. Sundin ang mga hakbang 2-6 upang paliitin ang mga pangunahing kahinaan na kailangan mong tugunan.

8. Ulitin para sa Mga Pagkakataon

Kabilang sa mga lugar ng pagkakataon ang mga umuusbong na merkado, karagdagang pagpasok sa merkado, mga bagong teknolohiya, mga bagong produkto o serbisyo, geographic na pagpapalawak, pagbabawas ng gastos, at iba pa. Ulitin ang mga hakbang 2-6 para matuklasan ang tatlong nangungunang pagkakataon na dapat sakupin ng iyong kumpanya o unit sa malapit na hinaharap.

9. Ulitin para sa mga Banta

Maaaring kabilang sa mga pagbabanta ang pagpasok ng isang bagong kakumpitensya, batas o regulasyon na magpapataas ng mga gastos o mag-aalis ng isang produkto, isang bumababang produkto o merkado, at iba pa. Ito ay mga panlabas na puwersa na maaaring makaapekto sa iyong kumpanya, hindi sa mga panloob na isyu (ang mga iyon ay mahuhulog sa ilalim ng mga kahinaan). Ulitin ang mga hakbang 2-6 upang mabuo ang iyong listahan ng mga pangunahing banta.

10. Gumawa ng Plano

Ang pagsasagawa ng SWOT analysis ay isang mahusay na paraan upang bumuo ng isang larawan kung nasaan ka at kung saan mo kailangang pumunta. Ang pagsunod sa mga hakbang na ito ay nagbibigay sa iyo ng isang proseso para sa mahusay na pagkuha ng mga resulta sa paraang nagsasangkot at nagpapasigla sa isang koponan. Kapag natapos mo na, mayroon kang mas mahusay na pag-unawa sa mga panloob at panlabas na realidad na kinakaharap ng iyong kumpanya o koponan, na nagbibigay-daan sa iyong mag-chart ng kurso pasulong.