Pamamahala At Pamumuno

Paano Pangunahan ang Mga Epektibong Pagpupulong ng Koponan

Talaan ng mga NilalamanPalawakinTalaan ng mga Nilalaman

Larawan ni Maddy Price The Balance 2019

Ang mga epektibong pagpupulong ay mga kawili-wili, mataas na enerhiya na mga kaganapan kung saan ang mga miyembro ng koponan ay nagtutulungan upang gumawa ng mga desisyon o lutasin ang mga problema. Sa kasamaang palad, napakaraming mga pulong na dinadaluhan namin ay tila kabaligtaran. Ang pinakamasamang pagpupulong ay nagdudulot ng oras sa pag-crawl na nag-iiwan sa lahat ng mental at emosyonal na pagod at higit pa sa bahagyang pagkabigo. Ang pagkakaiba ay sa kung paano pinaplano at pinapatakbo ang mga pagpupulong.

Nauunawaan ng pinakamahusay na mga tagapamahala ang kahalagahan ng mga kaganapang ito, at nauunawaan nila na ang paggawa ng isang mahusay na pagpupulong ay nangangailangan ng pagpaplano at sadyang pagsisikap. Nag-aalok ang artikulong ito ng sampung tip upang matulungan kang samantalahin ang mahalagang oras ng pakikipagtulungan sa iyong koponan. Narito ang mga tip sa kung paano palakasin ang mga pulong ng iyong koponan.

Magkaroon ng Positibong Saloobin Tungkol sa Mga Pagpupulong

Ito ang nag-iisang pinakamahalagang bagay na magagawa ng isang manager bilang isang pinuno upang mapabuti ang mga pulong ng koponan. Nakakagulat kung gaano karaming mga tagapamahala ang ipinagmamalaki na ipahayag ang kanilang hindi pagkagusto sa mga pagpupulong, ngunit upang makamit ang mga makabuluhang resulta, malutas ang mga problema, gumawa ng mga desisyon, magbigay ng impormasyon, magbigay ng inspirasyon, makipagtulungan, at mag-udyok, ang mga tagapamahala ay kailangang makipagtulungan sa mga tao.

Nangangahulugan iyon na paminsan-minsan ay pagsasama-samahin ang mga taong iyon sa isang silid o sa isang conference call at pakikipag-usap sa kanila. Ang pamamahala ay hindi tungkol sa pag-upo sa opisina nang nakasara ang pinto sa pagpapadala ng mga email. Bilang isang pinuno, subukang tingnan ang mga pagpupulong bilang pagpapakita ng pamumuno. Ito ay oras ng palabas sa pamumuno, hindi isang bagay na kinatatakutan tulad ng isang paglalakbay sa dentista.

Tandaan, Ikaw ang May-ari ng Pulong

Huwag italaga ang pagpaplano ng agenda sa isang administrative assistant o ibang miyembro ng team. Bilang pinuno, ito ay iyong pulong para magplano at tumakbo. Upang ilagay ang iyong sarili sa wastong balangkas ng pag-iisip, itanong at sagutin ang sumusunod na tanong: 'Pagkatapos ng pulong na ito, ano ang gusto kong matutunan, makamit o malutas ng mga tao?'

Laging Maghanda ng Agenda

Lahat ng mababasa mo tungkol sa mga epektibong pagpupulong sa lugar ng trabaho ay may kasamang payo paghahanda ng agenda . Gayunpaman, lahat kami ay nagpakita sa isang pulong kung saan walang mahahanap na agenda. Ang pagkilos ng pagpaplano ng agenda ay nakakatulong na ituon at matukoy ang mga priyoridad na paksa para sa pulong.

Humingi ng Input sa Agenda

Bagama't pangunahing responsibilidad ng manager na bumuo ng agenda, maaaring imbitahan ang mga miyembro ng team na mag-ambag ng mga item sa agenda. Magpadala ng tawag para sa mga ideya ilang araw bago ang pulong.

Spice It Up

Maglagay ng kaunting pagkakaiba-iba sa format. Narito ang ilang bagay na maaari mong gawin pagandahin ang mga pulong ng iyong koponan :

  • Mag-imbita ng mga guest speaker
  • Ipagdiwang ang isang bagay
  • Magsagawa ng learning roundtable — hayaan ang mga miyembro ng team na magturo sa isa't isa ng isang bagay
  • Manood ng Ted Talk na nauugnay sa agenda ng pulong
  • Magpatakbo ng aktibidad sa pagbuo ng pangkat
  • Baguhin ang mga lokasyon (isipin ang pagkuha ng pulong sa labas ng site)
  • Magdala ng ilang masaya o kawili-wiling pagkain
  • Magkaroon ng iisang item agenda meeting
  • Humingi ng mga update sa kidlat
  • Himukin ang koponan sa brainstorming
  • Lumipat ng upuan o magpalit anumang bagay para masira ang monotony

Payagan ang Ilang White Space para sa Kusang Pagkamalikhain at Pakikipag-ugnayan

Huwag magsiksik ng napakaraming item sa agenda na nahihirapan kang kumpletuhin ito. Sa halip, mag-iwan ng ilang puwang sa dulo para sa kusang talakayan. Kung maagang natapos ang pulong, hayaan ang lahat na pumunta nang maaga. Pinahahalagahan din ng lahat ang nahanap na oras.

Gamitin ang Mga Pagpupulong ng Koponan para Mag-collaborate

Sa halip na magbahagi lamang ng impormasyon, subukang lutasin ang isang problema o makipagtulungan sa grupo sa pagdating sa isang desisyon. Oo, ito ay mapaghamong at maaaring maging magulo, ngunit doon kami makakakuha ng higit na halaga mula sa mga pagpupulong.

Magaan

Ang pagiging pinuno ng isang pulong ay hindi tungkol sa pagpapakita ng awtoridad o pag-abuso sa kapangyarihan. Ang pagkastigo sa isang tao dahil sa pagiging huli sa harap ng koponan ay isang halimbawa ng paggawa nito. Panatilihin ang isang pagkamapagpatawa at ang iyong pagpapakumbaba.

Follow-Up

Subaybayan ang mga item ng aksyon at tiyaking gagawin ng mga tao ang sinasabi nilang gagawin nila. Nakakadismaya na magpakita sa susunod na pagpupulong at malaman na kalahati ng koponan ang hindi nag-abala sa paggawa ng kanilang pangako sa huling pagpupulong. Follow up bago ang pulong at panagutin ang mga indibidwal para sa kanilang mga pangako .

Maging Role Model Leader

Ang mga pagpupulong ng koponan ay hindi oras upang pabayaan ang iyong pagbabantay at sipain pabalik sa iyong koponan. Panatilihin ang iyong sarili at ang iyong koponan sa pinakamataas na pamantayan ng pag-uugali, na nangangahulugang walang mga biro na walang kulay, pagpili sa mga miyembro ng koponan, pangungutya at panunuya, o bash sa ibang mga departamento o pamamahala. Isipin kung anong uri ng pinuno ang gusto mong makilala, at pagkatapos ay magpakita sa bawat pagpupulong pagiging ang pinunong iyon.

Ang Bottom Line

Ang isang pagkakataon na makipagkita at magtrabaho kasama ang iyong koponan ay isang kakila-kilabot na bagay na sayangin. Kinakailangang bumuo ka ng disiplina upang magplano at manguna sa mga pagpupulong na pinahahalagahan ng mga tao at itulak ang mga hakbangin.