Pamamahala Ng Proyekto

10 gawi ng mga Matagumpay na Tagapamahala ng Proyekto

Project manager sa isang stand-up meeting na tinatalakay ang proyekto sa isang whiteboard.

•••

Cecilie_Arcurs / Getty Images

Talaan ng mga NilalamanPalawakinTalaan ng mga Nilalaman

Bakit dinadala ng ilang project manager ang kanilang mga proyekto sa oras, sa badyet at may mga nasisiyahang customer habang ang iba ay nahihirapan? Tingnan natin ang sampung gawi na ibinabahagi ng mga matagumpay na tagapamahala ng proyekto upang malaman.

Ang mga gawi na ito ay paulit-ulit na binabanggit sa mga pagtatasa ng pagganap at sa mga pagsusuri sa pagtatapos ng proyekto kung saan ang kliyente, koponan o sponsor ay nag-aalok ng feedback sa manager ng proyekto.

Hindi mo kailangang magkaroon ng sampung taong karanasan para makapaghatid ng tagumpay sa bawat pagkakataon. Sa pamamagitan ng pagbabago ng iyong mga gawi at pag-aayos ng iyong mga kasanayan, maaari mong lubos na mapahusay ang mga pagkakataon na maging matagumpay ang iyong proyekto at bigyan din ang iyong sarili ng mas kaunting stress sa trabaho.

#1. Gamit ang Tamang Koponan

Ang pinaka-epektibo at matagumpay mga tagapamahala ng proyekto alam ang mga kakayahan ng kanilang mga miyembro ng pangkat. Nangangahulugan ito na maaari nilang ilaan ang tamang trabaho sa mga tamang tao.

Ang paggamit ng maling mapagkukunan sa isang gawain ay maaaring magdulot ng mas matagal o hindi magandang nagawa. Nakakatulong na malaman ang mga kalakasan at kahinaan ng mga indibidwal na nagtatrabaho kasama mo upang mailaan mo sila sa mga gawaing proyekto.

#2. Pamamahala sa Mga Isyu sa Proyekto

Ang lahat ng mga proyekto ay may mga isyu sa pana-panahon. Hindi hinahayaan ng mga matagumpay na tagapamahala ng proyekto na mag-alala ito sa kanila. Alam nila ang mga proseso para sa pamamahala ng isyu at gayundin kung paano pinakamahusay na haharapin ang mga problema habang lumalabas ang mga ito.

Magagawa mo rin yan. Kapag alam mo na kung paano mag-assess ng isyu sa proyekto, makikita mo na ang pamamahala ng isyu ay nagiging isang madaling ugali upang isama sa iyong lingguhang gawain. Maglaan ng ilang oras upang suriin ang iyong log ng isyu bawat linggo, at makikita mo sa lalong madaling panahon na isang madaling trabaho upang manatiling nakatutok sa pamamahala ng mga problema.

#3. Pagharap sa mga Pagbabago

Ang mga proyekto ay idinisenyo upang baguhin ang mga bagay, ngunit ang ganitong uri ng pagbabago ay nangyayari sa ibang mga tao. Mas mahirap pangasiwaan ang pagbabago na nakatutok nang husto sa pangkat ng proyekto, na nababagabag ang detalyadong iskedyul ng proyekto at lumikha ng bagong trabaho at isang buong tumpok ng mga update sa dokumentasyon.

Ang mga matagumpay na tagapamahala ng proyekto ay may proseso ng pamamahala ng pagbabago na kanilang sinusunod. Ang pagsunod sa mga tinukoy na hakbang ay ginagawang mas madaling gawing ugali ang anumang pagkilos dahil ito ay nakaayos at paulit-ulit.

Ang proseso ng pamamahala ng pagbabago ay ganito ang hitsura:

  • Tumanggap ng impormasyon tungkol sa pagbabago
  • Tayahin ang pagbabago
  • Itakda kung gaano kalaki ang trabaho upang gawin ang pagbabago
  • Maghanda ng isang rekomendasyon tungkol sa kung ito ay nagkakahalaga ng ipagpatuloy

Kapag nakapaghanda ka na ng rekomendasyon, hilingin sa iyong sponsor na kumuha ng desisyon tungkol sa kung dapat mong isama ang pagbabago o hindi. Maaari mong aprubahan ang ilang maliliit na pagbabago sa iyong sarili hangga't nasa loob ng iyong remit at mga antas ng awtoridad. Alam ng matagumpay na mga tagapamahala ng proyekto na ang pagharap sa mga pagbabago ay bahagi ng trabaho at mayroon silang plano na harapin ang mga ito sa oras na lumitaw ang mga ito.

#4. Pamamahala ng Mga Gastos ng Proyekto

Malaki ang posibilidad na ang iyong proyekto ay magkakaroon ng mga gastos, kahit na wala kang ganap na kontrol sa mga string ng pitaka. Ang kakayahang pamahalaan ang mga elemento ng pananalapi sa iyong kontrol ay dapat na isang ugali. Kung hindi mo ito lapitan nang regular at regular, makikita mo na ang trabaho ay magiging napakalaki na imposibleng magawa nang maayos.

Ang mga kamangha-manghang tagapamahala ng proyekto ay nananatili sa tuktok ng mga gastos sa mga sistema ng pag-file na gumagana para sa mga invoice, quote, at mga pagtatantya. Ugaliing gamitin ang iyong software sa pagbabadyet (kahit na ito ay isang spreadsheet lamang).

Hindi mo mapapamahalaan ang iyong mga gastos sa proyekto hangga't wala kang plano para sa kung ano ang iyong gagastusin. Alamin kung paano lumikha ng a badyet ng proyekto para makapagsimula ka na.

#5. Pagbuo ng koponan

Maaaring hindi direktang gumagana ang team ng proyekto para sa iyo. Kaya, bakit ang pagbuo ng koponan ay bahagi ng mga gawi ng matagumpay na mga tagapamahala ng proyekto? Ito ay dahil kailangan mo ang iyong koponan na magtulungan nang epektibo at kailangan mo ang mga indibidwal na kasangkot sa proyekto upang mabilis na dumating sa punto kung saan nagtitiwala sila sa isa't isa. Makukuha mo iyon sa pamamagitan ng pagbuo ng koponan. Mag-ingat sa mga sitwasyon kung saan nagkakawatak-watak ang iyong koponan. Ang pag-uugali ng pananakot, sa partikular, ay hindi katanggap-tanggap.

#6. Pag-unawa sa mga Proseso

Ang ikaanim na ugali ng lubos na matagumpay na mga tagapamahala ng proyekto ay nauunawaan nila ang mga prosesong umiiral sa loob ng kanilang saklaw ng kontrol. Ibig sabihin, alam nila kung anong mga work procedure ang kailangang sundin. Hindi sila nag-aaksaya ng oras na subukan kung paano magsulat ng isang kaso ng negosyo dahil alam nila na may pamamaraan para doon at maaari nilang sundin ang mga hakbang.

Ang pinakamatagumpay na tagapamahala ng proyekto ay hindi isang alipin sa proseso. Alam nila kung kailan ang tamang gawin ay sundin ang proseso. Alam nila kung kailan mas mahusay na i-tweak ito nang bahagya upang gawing mas madali ang mga gawain para sa lahat. Ang isang halimbawa nito ay ang pag-alis ng burukrasya mula sa isang maliit na proyekto sa pamamagitan ng pag-angkop ng mga proseso nang naaayon.

#7. Pag-update ng Iskedyul

Ang mga iskedyul ng proyekto ay hindi dapat ipaubaya sa pagkakataon. Ang pinakamatagumpay na tagapamahala ng proyekto ay gagawa ng ugali na regular na suriin ang kanilang mga iskedyul para sa katumpakan at i-update ang mga ito.

Mayroong maraming mga paraan upang subaybayan ang pag-unlad ng iyong proyekto. Ang pinakamahalagang bagay ay gawin mo ito. Kung nahihirapan kang gawin ang ugali na ito sa iyong sarili, pagkatapos ay mag-book ng isang maikling pulong sa iyong talaarawan sa iyong sarili at sa iyong iskedyul isang beses sa isang linggo. Gamitin ang parehong oras bawat linggo at maglaan ng 30 minuto upang suriin kung nasaan ka at kung saan ka dapat pumunta. Gawin ang mga kinakailangang pagbabago, sabihin sa pangkat at ipagpatuloy ang proyekto.

Kung ang iyong mga pagbabago sa iskedyul ay may epekto sa petsa ng pagtatapos para sa proyekto o sa petsa ng paghahatid para sa major milestones , pagkatapos ay makipag-usap sa iyong sponsor. Hindi mo dapat baguhin ang mga batayan ng iyong baseline na plano nang hindi dumadaan sa isang pormal na proseso ng pag-apruba.

#8. Pamamahala sa Panganib ng Proyekto

Ang pag-alam kung ano ang isasama sa iyong rehistro ng panganib ay isang bagay, ngunit ang nakagawian na pagrepaso nito at pagkilos sa mga panganib na itinaas ay isang bagay na kakaiba. Hindi sapat na gamitin ang simula ng iyong proyekto upang matukoy ang mga panganib at pagkatapos ay huwag mo nang isipin ang mga ito muli. Ang pamamahala sa peligro ay kailangang maging bahagi ng iyong mga gawi sa proyekto dahil kung wala ito makikita mo na ang mga panganib ay magiging mga isyu at lumikha ng mga problema para sa iyo.

Ito ay isa pang lugar kung saan makakatulong ang mga karaniwang proseso at pag-book ng regular na slot para magsagawa ng pagsusuri sa panganib. Maaari mo itong isama bilang bahagi ng mga pulong ng iyong koponan. Ugaliing suriin ang iyong mga panganib sa koponan, isara ang anumang hindi na banta at magplano ng mga aksyon para sa mga nais mong pagaanin.

#9. Oras ng Pagsubaybay

Maraming nalalaman ang mga tagapamahala ng proyekto pamamahala ng oras ng proyekto , ngunit malamang na nasa domain iyon ng pag-iiskedyul at pagpaplano. Ang pinag-uusapan natin ay ang pagsubaybay sa oras sa mas regular, araw-araw. Nag-uusap kami tungkol sa timesheets.

Ang mga team ng proyekto ay madalas na hindi gaanong masigasig na gumamit ng mga timesheet kung hindi pa nila ito nagawa noon. Maraming mga tool sa software sa pamamahala ng proyekto ang may likas na pagsubaybay sa oras sa produkto. Magagawa nitong mas madaling ipakilala ang paglipat sa pagsubaybay sa oras bilang isang koponan.

Sinusubaybayan mo man o hindi ang oras ng iyong team (na inirerekomenda) mahalagang malaman mo kung saan napupunta ang sarili mong oras sa isang araw. Dapat mong ugaliing panatilihin ang isang tala kung paano mo ginugugol ang iyong oras. Makakatulong ito sa iyo na maunawaan kung gumugugol ka ng oras sa mga pangunahing priyoridad na gawain sa proyekto. Maaaring isipin mo na ikaw, ngunit ikaw ba? Makakatulong ang mga timesheet o time recording ng ilang form, kahit na ito ay isang oras-oras na pag-log sa isang notepad.

#10. Paghahatid ng Pagbabago sa Negosyo

Sa wakas, ang ugali na ginagawang pinakamatagumpay ang mga tagapamahala ng proyekto ay ang kanilang kakayahang itumbas ang mga output ng proyekto sa mga resulta ng negosyo. Kung hindi ginagamit ng mga user ang iyong produkto o ang software ay mabilis na napapanahon o ang mga customer ay hindi kasinghanga sa iyo, ang iyong proyekto ay isang pag-aaksaya ng oras.

Tinitiyak ng pinakamatagumpay na team ng proyekto na alam nila kung anong mga resulta ng negosyo ang nilalayon nila. Bumubuo sila ng solusyon na naghahatid ng pagbabago sa negosyo sa isang napapanatiling paraan. Ang inihahatid nila kapag natapos ang proyekto ay ganap na ginagamit at ganap na pinagtibay ng customer. Ito ay isang tagumpay dahil ito ay binuo upang maging isang tagumpay mula sa simula.

Ang pag-unawa sa mga layunin ng negosyo ay isang pangunahing pamantayan para sa sinumang tagapamahala ng proyekto na gustong magkaroon ng epekto sa mga customer at mga stakeholder . Kung maaari mong ipakita na nakapaghatid ka ng isang bagay na may halaga, kung gayon, madaling ipakita ang epekto na mayroon ka at ang halaga na dinadala mo sa kumpanya.

Ugaliing tanungin ang iyong mga stakeholder kung anong halaga ng negosyo ang inaasahan nila at kung paano nila gustong gamitin ang anuman na inihahatid ng iyong proyekto para sa kanila. Makipag-usap sa kanila tungkol sa kung paano nila tinukoy ang tagumpay. Magagawa mo ito sa isang paulit-ulit na proseso sa simula ng bawat proyekto.