Paano Matagumpay na Pamahalaan ang Iyong Unang Proyekto
••• HeroImages/GettyImages
Ikaw ay inilagay sa pamamahala ng isang mahalagang bagong proyekto. Maliwanag, ang iyong boss ay nag-aalok ng pagkakataong ito bilang isang boto ng pagtitiwala sa iyong mga kakayahan. At habang ikaw ay nasasabik, ito ang iyong unang pagkakataon na maging responsable para sa isang buong proyekto.
Ang pagsisimula sa unang pagkakataon ay mahirap. Gayunpaman, may mga paraan upang matulungan kang mabasa ang iyong mga paa. Ang pamamahala ng proyekto ay naging isang proseso na may tinukoy na mga yugto at hakbang upang gabayan ang mga bago sa pamamahala ng proyekto patungo sa isang matagumpay na proyekto.
5 Yugto ng Proseso ng Proyekto:
- Pagsisimula: ang isang proyekto ay sinisimulan kapag natukoy ang pangangailangan para sa pagbabago
- Pagpaplano: pagpaplano ng gawain ng proyekto
- Pagpapatupad: pagsasagawa ng gawain
- Pamamahala at pagkontrol: lahat ng gawaing ginagawa mo sa panahon ng proyekto upang subaybayan ang pag-unlad
- Pagsasara: pagkumpleto at paghahatid ng proyekto at pagpapaliban sa pangkat
Ang mga hakbang na ito ay magkapareho para sa bawat proyekto. At tandaan, ikaw ang project manager, hindi isang front line supervisor. Ang iyong trabaho ay upang pamahalaan ang proyekto, hindi ang mga tao.
Mga Pangunahing Hakbang para sa Baguhan ng Proyekto:
Sa yugto ng pagsisimula, ang proyekto ay nilikha at ang isang charter ay iginuhit na nagpapahintulot sa iyo na maging tagapamahala ng programa at magtatag ng isang chain ng pag-uulat. Ang yugto ng pagpaplano ay kung saan ka:
Tukuyin ang Saklaw
Ang una at pinakamahalagang hakbang sa anumang proyekto ay pagtukoy sa saklaw ng proyekto . Ano ang dapat mong gawin o likhain? Ano ang layunin ng proyekto? Ang parehong mahalaga ay ang pagtukoy kung ano ang hindi kasama sa saklaw ng iyong proyekto. Kung hindi ka makakuha ng sapat na kahulugan mula sa iyong boss, linawin ang saklaw at ipadala ito pabalik sa itaas para sa kumpirmasyon.
Bagama't ang halimbawang ito ay medyo malayo sa paksa ng negosyo, lahat tayo ay makakaugnay sa isang pagtanggap sa kasal. Sa pagpaplano ng isang reception ng kasal, maaaring mayroon ka bilang iyong saklaw: maghanda ng isang reception ng kasal para sa 100 bisita na kumpleto sa hapunan, open bar, wedding cake at isang live band para sa pagsasayaw sa isang tiyak na petsa sa halagang hindi lalampas sa $20,000.
Tukuyin ang Magagamit na Mga Mapagkukunan
Anong mga tao, kagamitan, at pera ang magagamit mo upang makamit ang mga layunin ng proyekto? Bilang isang tagapamahala ng proyekto, kadalasan ay wala kang direktang kontrol sa mga mapagkukunang ito ngunit kakailanganin mong pamahalaan ang mga ito sa pamamagitan ng pamamahala ng matrix.
Ang pamamahala ng matrix ay tumutukoy sa paggamit ng nakatakdang hierarchy sa loob ng kumpanya upang magawa ang kailangan mong gawin. Kung nagtatrabaho si Joe para sa iyong proyekto, at para rin sa kanyang departamento, kailangan niyang makinig sa dalawang boss. Bilang tagapamahala ng proyekto, subukang makipag-ugnayan sa mga superbisor ng mga tao o mga may-ari ng kagamitan na iyong hiniram upang malutas mo ang mga salungatan.
Unawain ang Timeline
Kailan kailangang tapusin ang proyekto? Habang binubuo mo ang iyong plano sa proyekto maaari kang magkaroon ng kaunting kakayahang umangkop sa kung paano mo ginagamit ang oras sa panahon ng proyekto, ngunit ang mga deadline ay karaniwang naayos, tulad ng sa kaso ng pagtanggap ng kasal. Kung magpasya kang gumamit ng mga oras ng overtime upang matugunan ang iskedyul, dapat mong timbangin iyon laban sa mga limitasyon ng iyong badyet.
Idetalye ang Trabaho
Ano ang mga pangunahing piraso o sangkap na kailangang gawin upang makumpleto ang proyekto? Halimbawa, ang isang reception ng kasal ay nangangailangan sa isang mataas na antas: isang reception hall, pagkain, inumin, cake, mga bisita, at entertainment. Siyempre, ang bawat isa sa mga malalaking item ay maaaring hatiin sa maraming karagdagang mga item. Iyon ang susunod na hakbang.
Sa halimbawa ng pagtanggap sa kasal sa itaas, malamang na mayroon kang pangkat o tao na namamahala sa iba't ibang bahagi. Makipagtulungan sa mga miyembro ng iyong koponan upang baybayin ang mga detalyeng kinakailangan upang makamit ang bawat pangunahing item.
Ang taong namamahala sa pagkain ay dapat na maunawaan ang mga opsyon, ang mga limitasyon sa gastos, at gumawa ng mga pagpili na sumusuporta sa pagkamit ng saklaw . Ilista ang mas maliliit na hakbang sa bawat mas malalaking hakbang. Kung gaano karaming mga antas ang lalim na pupuntahan mo sa pagdedetalye ng mga hakbang ay depende sa laki at pagiging kumplikado ng iyong proyekto.
Bumuo ng Paunang Plano
Ipunin ang lahat ng iyong mga hakbang sa isang plano. Ang isang mahusay na paraan upang gawin ito ay ang paggamit ng isang precedence table na tumutukoy kung anong mga item ang dapat mauna sa iba pang mga item. Ang mga pormal na kasanayan sa pamamahala ng proyekto ay nangangailangan ng pagbuo ng tinatawag na network diagram at pagtukoy sa kritikal na landas. Bagama't ito ay maaaring lampas sa iyong mga pangangailangan o antas ng kaalaman, ang pangunahing isyu ay ang pagkakasunud-sunod ng mga aktibidad sa tamang pagkakasunud-sunod at pagkatapos ay maglaan ng mga mapagkukunan sa mga aktibidad.
Kasama sa mga itatanong ang: Ano ang unang mangyayari? Ano ang susunod na hakbang? Aling mga hakbang ang maaaring magpatuloy nang sabay sa iba't ibang mapagkukunan? Sino ang gagawa ng bawat hakbang? Gaano ito katagal? Mayroong maraming mahuhusay na software package na magagamit na maaaring mag-automate ng maraming detalyeng ito para sa iyo. Tanungin ang iba sa mga katulad na posisyon kung ano ang kanilang ginagamit.
Gumawa ng Iyong Baseline Plan
Kumuha ng feedback sa iyong paunang plano mula sa iyong koponan at mula sa sinumang iba pang stakeholder. Ayusin ang iyong mga timeline at iskedyul ng trabaho upang magkasya ang proyekto sa magagamit na oras. Gumawa ng anumang kinakailangang pagsasaayos sa paunang plano upang makagawa ng isang baseline na plano.
Humiling ng Mga Pagsasaayos ng Proyekto
Halos walang sapat na oras, pera, o talento na nakatalaga sa isang proyekto. Ang iyong trabaho ay gawin ang mga limitadong mapagkukunan na mayroon ka. Gayunpaman, kadalasang may mga limitasyon na inilalagay sa isang proyekto na hindi makatotohanan. Kailangan mong gawin ang iyong kaso at iharap ito sa iyong boss at hilingin na baguhin ang mga hindi makatotohanang limitasyong ito. Hilingin ang mga pagbabago sa simula ng proyekto. Huwag maghintay hanggang sa magkaroon ng problema para hilingin ang mga pagbabagong kailangan mo.
Kapag nagsimula kang kumuha ng mga mapagkukunan at kumuha ng mga kinakailangang materyales, ikaw ay nasa yugto ng pagpapatupad. Sa yugtong ito, ikaw din ay:
Pagtitipon ng Iyong Koponan ng Proyekto
Pagsama-samahin ang mga tao sa iyong koponan at magsimula ng isang dialog. Sila ang mga technical expert. Kaya naman inatasan sila ng kanilang functional supervisor sa proyekto. Ang iyong trabaho ay upang pamahalaan ang koponan.
Gawin ang Iyong Plano
Ang paggawa ng plano ay mahalaga, ngunit ang plano ay maaaring baguhin. May plano kang magmaneho papunta sa trabaho tuwing umaga. Kung ang isang intersection ay naharang ng isang aksidente, babaguhin mo ang iyong plano at pumunta sa ibang paraan. Gawin ang parehong sa iyong mga plano sa proyekto. Baguhin ang mga ito kung kinakailangan, ngunit laging isaisip ang saklaw at mga mapagkukunan.
Habang nagbubukas ang iyong plano at natapos ang trabaho, papasok ka sa yugto ng pagsubaybay at pagkontrol. Sa yugtong ito, nagtatrabaho ka upang kontrolin ang mga gastos, mapagkukunan, at kalidad pati na rin ang:
Subaybayan ang Pag-unlad ng Iyong Koponan
Magkakaroon ka ng kaunting pag-unlad sa simula ng proyekto, ngunit simulang pagkatapos ay subaybayan kung ano pa rin ang ginagawa ng lahat. Iyon ay magpapadali sa paghuli ng mga isyu bago sila maging mga problema.
Idokumento ang Lahat
Panatilihin ang mga talaan. Sa tuwing babaguhin mo ang iyong baseline plan, isulat kung ano ang pagbabago at kung bakit ito kinakailangan. Sa tuwing may idaragdag na bagong pangangailangan sa proyekto, isulat kung saan nanggaling ang kinakailangan at kung paano na-adjust ang timeline o badyet dahil dito. Hindi mo matandaan ang lahat, kaya isulat ang mga ito at magagawa mong hanapin ang mga ito sa pagsusuri sa pagtatapos ng proyekto at matuto mula sa kanila.
Panatilihin ang Alam ng Lahat
Panatilihing alam ng lahat ng stakeholder ng proyekto ang tungkol sa pag-unlad sa lahat ng panahon. Ipaalam sa kanila ang iyong tagumpay habang kinukumpleto mo ang bawat milestone, ngunit ipaalam din sa kanila ang mga problema sa sandaling dumating ang mga ito.
Gayundin, panatilihing alam ang iyong koponan. Kung ang mga pagbabago ay isinasaalang-alang, sabihin sa koponan ang tungkol sa mga ito hangga't maaari. Tiyaking alam ng lahat sa team kung ano ang ginagawa ng iba.
Sundin ang Mga Hakbang
Hindi mo kailangang maging isang pormal na tagapamahala ng proyekto upang manguna sa isang inisyatiba ng proyekto. Gayunpaman, dapat mong ilapat ang mga tool, lohika, at mga hakbang ng pamamahala ng proyekto upang linawin ang iyong mga layunin, i-detalye ang gawain at bumuo ng isang koponan na isasagawa habang pinamamahalaan mo ang lahat ng ito.