Paano Sumulat ng Mga Epektibong Email

9 na panuntunan para sa pagsusulat ng email na madaling sagutin

Marami sa atin ang hindi natutong magsulat ng mga email sa paaralan, ngunit ang pag-alam kung paano magsulat ng email ay isang napakahalagang kasanayan sa lugar ng trabaho. Ito ay partikular na totoo para sa mga nagtatrabaho sa (o naghahanap ng) mga trabaho sa telecommuting. Sunod sa magandang etiquette sa telepono , malamang na walang kasanayang kasinghalaga ng email pagdating sa pagkuha--at pagpapanatili--isang trabaho sa bahay.

Ang isang mahusay na pagkakasulat ng email ay ginagawang madali para sa tatanggap na maunawaan at kumilos ayon sa mensahe nito. Sa paghahanap ng trabaho , maaaring mauna o mapalitan pa ng email ang harapang unang impresyon, kaya susi ang wastong bantas at isang magkakaugnay na mensahe. At sa trabaho, ang mga hindi malinaw na email ay nagdudulot ng pagkalito at pagkaantala. Sundin ang mga tip na ito upang magsulat ng mga epektibong email sa mga kasamahan, kliyente, potensyal na kliyente, hiring manager, at maging sa mga kaibigan at pamilya.

Una, Isaalang-alang ang Mensahe at ang Tatanggap

Marc Romanelli / Getty Images

Ang isang email ay dapat magsimula sa iyong isip, hindi sa iyong mga daliri sa keyboard. Upang magsulat ng email nang epektibo, una, isaalang-alang bakit nagsusulat ka ba. Anong uri ng tugon ang gusto mo? Anong mensahe ang gusto mong iparating? Kung humihiling ka ng impormasyon, nag-aaplay para sa isang trabaho o nagtatanong tungkol sa mga pagbubukas, tiyaking malinaw ang iyong kahilingan para sa aksyon ng tatanggap.

Susunod, isaalang-alang ang punto ng view ng tatanggap. Anong impormasyon ang kailangan nila upang kumilos o maunawaan ang iyong mensahe? Magbigay ng kinakailangang (ngunit hindi labis) background na impormasyon. Isa pa, isaisip ang naaangkop na etiketa para sa partikular na tatanggap na ito. Ang mga emoticon at abbreviation, tulad ng OMG o LOL, ay hindi angkop para sa mga aplikasyon sa trabaho at karamihan sa email ng negosyo.

Sumulat ng Descriptive Email Subject Line

Kapag sumulat ka ng email, huwag magsulat ng hindi malinaw sa linya ng paksa gaya ng 'hi' o 'work-at-home job' o iwan itong blangko. Ang mga email na may ganitong uri ng linya ng paksa ay may magandang pagkakataon na mapunta sa spam box ng tatanggap o basta na lang hindi pinansin. Kung ikaw ay nag-aaplay para sa isang trabaho, ilagay ang pangalan ng posisyon sa linya ng paksa. Kung ang email ay sa isang kasamahan, gawing maikling parirala ang iyong linya ng paksa na nagbubuod sa layunin ng mensahe.

Ang isa pang pakinabang ng pagsulat ng isang mapaglarawang linya ng paksa ay magiging mas madali para sa iyo na mahanap sa iyong inbox kung kailangan mong hanapin ito sa ibang pagkakataon. Ang isang bagay na may linya ng email tulad ng 'Tanong' ay hindi makakatulong, bagaman.

Batiin nang Wasto ang Tatanggap

Kung alam mo ang pangalan ng iyong tatanggap ngunit hindi mo sila personal na kilala, batiin sa pamamagitan ng paggamit ng pamagat, hal. Mahal na Ms. Brunelli. (Gamitin si Ms. para sa mga babae kapag hindi sigurado kung naaangkop si Mrs. o Miss.) Kung hindi ka sigurado sa kasarian, gamitin lang ang pangalan at apelyido, ibig sabihin, Dear Chris Smith. Kung hindi mo alam ang pangalan ng tao, simulan ang iyong email nang walang pagbati o gumamit ng simpleng pagbati, hal. Kumusta, Pagbati, Mahal na Tagapamahala, atbp.

Kung ang email ay sa isang kasamahan o ibang taong kilala mo, gamitin ang pangalang gagamitin mo nang personal o sa telepono.

Gumamit ng Tamang Grammar at Punctuation

Napakahalaga na gumamit ng tamang grammar sa isang email. Sinasadya o hindi sinasadya, pinaparusahan ng mga mambabasa ang mga nagpapadala para sa mga pagkakamali sa gramatika.

• Mga Run-On na Pangungusap - Kapag sumulat ka ng isang email, huwag maglaan ng mga tuldok. Ang maliit na paghinto na iyon ay nagbibigay ng oras sa mga mambabasa na maunawaan ang mga kahulugan ng mga salita. Ang mga maiikling pangungusap ay nagbibigay-daan para sa higit pa sa maliliit na paghinto na ito. Hatiin ang mahahabang pangungusap kahit na ang mga ito ay hindi technically run-on na mga pangungusap.
• Mga kuwit - Masyadong kaunti o masyadong maraming mga kuwit ay maaaring nakalilito. Matutong gamitin nang tama ang kuwit.
• Kasunduan sa Paksa-Pandiwa - Ang mga pangungusap na may ganitong uri ng error ay mga pulang bandila para sa mga employer na naghahanap ng mga kandidatong may mahusay na kasanayan sa komunikasyon. Suriin ang mga panuntunan para sa kasunduan sa paksa-pandiwa.

Suriin ang Spelling at Capitalization

Gumamit ng spell checker, ngunit huwag umasa dito. Hindi mahuhuli ng spell checker ang 'sila' para sa 'the' o 'doon' para sa 'kanila,' at ang ganitong uri ng error ay nagpapahiwatig ng kawalang-ingat. Huwag gumamit ng mga pagdadaglat sa pagte-text gaya ng 'u' para sa 'yo' o ​​'tho' para sa 'though.'

Gumamit ng tamang capitalization. Alam ng karamihan sa mga tao na i-capitalize ang simula ng pangungusap at mga pangngalang pantangi, ngunit marami ang nabigo na gawin ito sa mga email. Ipakita na hindi mo iniisip na kunin ang dagdag na bahagi ng isang segundo upang pindutin ang shift key. Sa kabilang banda, ang napakaraming malalaking titik ay maaaring makagambala sa mambabasa. Iwasan ang pagsulat ng mga parirala sa lahat ng caps (na binibigyang-kahulugan ng marami bilang katumbas ng pagsigaw nang personal) gayundin ang paglalagay ng malaking titik, para lamang sa pagbibigay-diin, ang unang titik ng mga salita na wala sa simula ng pangungusap o mga pangngalang pantangi.

Gumamit ng Simple Formatting sa Email

Tandaan na iba-iba ang ipinapakita ng mga email program. Ang mukhang perpektong nakahanay sa iyong screen ay maaaring tumakbo nang magkasama sa ibang tao. Para sa kadahilanang ito, iwasang mag-paste ng napaka-format na dokumento sa pagproseso ng salita, tulad ng resume o cover letter, sa isang email. Gumamit ng mga dokumentong nakasulat sa plain text na format.

Gawing maikli ang mga talata. Tulad ng mga tuldok, ang mga break ng talata ay nagbibigay ng pahinga sa mata ng mambabasa. Ang isang taong nagbabasa ng email sa isang cell phone ay makikinabang sa mga maikling talata. Ngunit mag-ingat na sundin pa rin ang mga pangunahing tuntunin tungkol sa mga talata.

Maging Concise

Ang mga paliko-liko na email na nagbabaon sa punto ay inihain at kalaunan ay nakalimutan. O mas masahol pa, maaaring hindi sila maintindihan. Gawing malinaw ang iyong layunin, gamit ang maigsi na wika .

• Tanggalin ang Wordiness - Sumulat gamit ang mga aktibong pandiwa. Gumagamit ng aktibong pandiwa ang 'Jack sent me the forms'. 'The forms were sent to me by Jack' is passive. Ang passive form ay gumagamit lamang ng ilang higit pang mga salita, ngunit ito ay nagdaragdag. Higit pa riyan, nangangailangan ang mga mambabasa na muling ayusin ang mga ideya sa kanilang mga ulo.
• Dumikit ka sa paksa - Labanan ang tukso na magdagdag ng mga extraneous na impormasyon o ideya. I-save ang mga ito para sa isa pang email.
• Gumamit ng Bullet Points - Nagbibigay-daan ang mga ito sa iyong mambabasa na gumamit ng mga visual na pahiwatig upang makuha ang mahalaga. Ngunit kung may pagdududa tungkol sa kung paano ipapakita ang mga bala, gumamit ng mga asterisk o gitling upang lumikha ng mga bala.

Mag-sign Email nang Naaayon

Kung ang iyong email ay default sa a karaniwang lagda , tiyaking angkop ito para sa partikular na email na iyong ipinapadala. Ang mga lagda na may mga pampulitikang pahayag o ang mga pangalan at edad ng iyong mga anak ay mainam para sa personal na email, ngunit para sa trabaho gumamit ng hindi gaanong personal na lagda. Depende sa iyong trabaho at sa iyong employer, maaari mo pa ring i-personalize ang iyong email signature gamit ang isang quote. Pumili ng isang bagay na hindi kontrobersyal. Kung ikaw ay nagtatanong tungkol sa isang trabaho, gamitin ang iyong lagda upang magbigay ng naaangkop na impormasyon sa pakikipag-ugnayan nang walang anumang mga panipi o karagdagang personalization.

Muling Magbasa/Mag-isip Muli Bago Pindutin ang Ipadala

Tingnan kung may mga error sa spelling at bantas bago mo pindutin ang ipadala. Kung makakita ka ng error sa isang email para sa isang application ng trabaho, ayusin ito, pagkatapos ay basahin muli bago mo pindutin ang ipadala. Ngunit basahin din muli para sa nilalaman. Kung mahaba ang iyong email, mag-isip ng mga paraan upang gawin itong mas maigsi. At kung ang iyong email ay kontrobersyal o isinulat sa galit, pindutin ang save not send. Bumalik dito pagkalipas ng ilang oras o isang araw at tingnan kung gusto mo pa rin itong ipadala.

Ito ay maaaring mukhang maraming dapat gawin bago magpadala ng isang email, ngunit kung ikaw ay nagpapadala ng epektibong mga email at mas mahusay na pag-aayos ng iyong email, makikita mo na mayroon ka talagang mas maraming oras at hindi mas kaunti.