Mga Pros and Cons ng 3 Project Organizational Structure

Aling istraktura ang pinakamahusay na gumagana para sa iyo?

••• Sydney Roberts/DigitalVision/Getty Images

Talaan ng mga NilalamanPalawakinTalaan ng mga Nilalaman

• Functional na Istruktura ng Organisasyon
• Istruktura ng Organisasyon ng Proyekto
• Istruktura ng Organisasyon ng Matrix

Ang paraan ng pagkakabalangkas ng iyong organisasyon ay nakakaimpluwensya sa kung paano ka namamahala at tumatakbo mga proyekto . Maaari din nitong maimpluwensyahan kung gaano kalaki ang awtoridad at abot mo para gawin ang iyong trabaho bilang isang tagapamahala ng proyekto.

Mayroong tatlong karaniwang mga istruktura ng organisasyon, at ang mga tagapamahala ng proyekto ay gumagana sa lahat ng mga ito: functional, proyekto, at matrix. Tingnan natin ang mga pakinabang at disadvantage ng bawat isa para malaman mo kung ano ang kinakalaban mo kapag sumali ka sa isang bagong istraktura.

Functional na Istruktura ng Organisasyon

Sa isang functional na istraktura ng organisasyon, gumagana ang manager ng proyekto at lahat ng mga mapagkukunan sa parehong dibisyon ng kumpanya, tulad ng departamento ng pagbebenta at marketing. Sa pangkalahatan, ang functional manager ay may higit na awtoridad kaysa sa project manager.

Mga kalamangan

Ang functional na istraktura ay nagbibigay sa iyo ng pinakamababang kapangyarihan bilang isang project manager, ngunit nag-aalok ng maraming iba pang mga pakinabang:

• Gumagana ito nang maayos para sa maliliit na koponan at maliliit na proyekto dahil ang function ay may ganap na kontrol sa mga miyembro ng koponan at iba pang mga mapagkukunang kinakailangan.
• Madali mong ma-access ang mga eksperto na kailangan mo dahil nasa parehong functional area sila.
• Mabilis na tipunin ang lahat upang malutas ang mga problemang nauugnay sa proyekto.
• Maaari mong limitahan ang mga tool sa komunikasyon ng proyekto na kailangan mong gamitin dahil ang koponan ay medyo maliit at simple.
• Madalas kang nakakakuha ng mga masigasig na miyembro ng koponan na masigasig na magtrabaho sa proyekto dahil nagbibigay ito sa kanila ng mga pagkakataon sa karera. Ang gawain sa proyekto ay maaaring maging isang mahusay na paraan upang hikayatin ang iyong koponan.
• Kung ibibigay mo ang proyekto sa isang functional team, ito ang magiging functional team kung saan ka nagtatrabaho, na maaaring gawing mas madali ang pagsasara ng isang proyekto.

Mga disadvantages

Kahit na ang istraktura na ito ay may maraming mga pakinabang, isaalang-alang din ang ilang mga downside:

• Nagaganap ang trabaho sa isang silo, na maaaring mangahulugan na wala kang access sa mga tao sa labas ng iyong functional division.
• Ang mga tao sa pangkat ng proyekto ay maaaring maging mas tapat sa kanilang departamento o manager ng koponan kaysa sa kanilang trabaho sa proyekto, na maaaring lumikha ng mga salungatan.
• Ang isang malaking proyekto ay maaaring magkaroon ng functional project manager para sa bawat function. Maaari itong magresulta sa pagbagsak ng trabaho kung ang lahat ng mga tagapamahala ng proyekto ay hindi gumagana nang magkakasuwato.
• Maaaring ihiwalay ang functional na trabaho dahil wala kang pagkakataong makipag-network nang malawak sa kumpanya. Ang pagpapanatili ng isang madiskarteng pokus ay maaaring maging mas mahirap.

Istruktura ng Organisasyon ng Proyekto

Ang mga nakatalagang koponan ay pinagsama-sama upang gumawa ng mga proyekto sa isang istraktura ng organisasyon ng proyekto. Ang manager ng proyekto ay malamang na may responsibilidad sa pamamahala ng linya para sa mga miyembro ng pangkat ng proyekto. Kabilang sa mga halimbawa nito ang malalaking construction build, ngunit pati na rin ang mga inisyatiba ng kumpanya na nangangailangan ng dedikadong team. Ang tagapamahala ng proyekto ay may pinakamataas na awtoridad, nag-uulat sa sponsor ng proyekto at ang board ng proyekto . Ang mga indibidwal sa pangkat ay direktang nagtatrabaho para sa tagapamahala ng proyekto.

Mga kalamangan

Ang halatang bentahe ng istraktura ng proyekto ay ang pagkakaroon mo ng higit na kontrol sa koponan, ngunit ang iba pang mga pakinabang ay nasa lugar din:

• Ang mga koponan ay maaaring magkaroon ng isang malakas na pakiramdam ng pagkakakilanlan. Ito ang pinakamadaling istraktura kung saan lumikha ng isang malakas na kultura ng koponan.
• Nakatuon ang buong team sa mga layunin ng team, kaya may salungatan sa katapatan sa araw-araw na trabaho para sa mga taong nagtatrabaho sa proyekto. Ang kanilang pang-araw-araw na trabaho ay ang proyekto.
• Ang mga mapagkukunan ay nakatuon sa proyekto, kaya mas madaling mag-iskedyul ng trabaho. Malalaman mo kapag available ang mga miyembro ng team at walang panganib na maalis sila sa maikling paunawa sa business-as-usual na trabaho para sa isa pang manager.
• Ang mga proyektong tumatakbo sa istrukturang ito ay mahusay na mga kapaligiran para sa pagpapabuti ng iyong mga kasanayan sa pamamahala ng proyekto pati na rin ang higit pang mga teknikal na kasanayan sa pamumuno.

Mga disadvantages

Ang istraktura ng proyekto ay ang pinakamadaling gamitin, ngunit mayroon pa ring ilang mga kakulangan:

• Ang pagkakaroon ng pangkat na nakatuon sa isang proyekto ay isang mamahaling pangako. Ito ay malamang na isang opsyon lamang sa malalaking proyekto.
• Kung aalisin mo ang mga tao sa kanilang mga functional na trabaho, maaaring mahirapan silang bumalik, lalo na kung mahaba ang proyekto. Ang trabaho sa proyekto ay umaabot sa iyo, kaya ang pagbabalik sa iyong dating tungkulin pagkatapos magtrabaho sa isang multidisciplinary na kapaligiran sa isang bago, mapaghamong proyekto, ay hindi isang kaakit-akit na pag-asa para sa maraming tao. Kaya, ang pamamahala sa paglipat ng koponan kapag isinara mo ang isang proyekto ay nagiging mas mahalaga.
• Minsan ang pagsasara ng isang proyekto ay maaaring mangahulugan ng pagkawala ng iyong trabaho kung lumipat na ang negosyo at hindi available ang isa pang tungkulin para sa iyo.
• Ayon sa kanilang likas na katangian, ang mga dedikadong koponan ay sumisipsip ng mga mapagkukunan upang magtrabaho sa isang bagay lamang. Maaari nilang limitahan ang bilang ng mga proyekto na maaaring gawin ng kumpanya sa anumang oras, lalo na kapag ang iba't ibang mga proyekto ay nangangailangan ng parehong mga kasanayan.
• Ang mga tagapamahala ng proyekto sa ganitong uri ng istraktura ay gumagawa din ng pamamahala ng linya para sa kanilang mga koponan, na nangangahulugan ng paggugol ng oras at pagsisikap sa mga gawain ng human resource na hindi mo na kailangang gawin sa ibang mga istruktura. Kung nasiyahan ka sa elementong ito ng pakikipagtulungan sa mga tao, ang kadahilanang ito ay maaaring maging isang kalamangan.

Istruktura ng Organisasyon ng Matrix

Ang ikatlong opsyon ay isang istraktura ng matrix. Ang mga mapagkukunan ay ibinabahagi sa parehong gawaing pangnegosyo gaya ng nakagawian at gawaing proyekto. Maaaring mangahulugan ito ng pagkakaroon ng dalawang manager o 'may tuldok na linya' na responsibilidad sa isang project manager gayundin sa team manager. Ang istraktura ng functional na linya ng pamamahala ay karaniwang nasa lugar muna, at ang tagapamahala ng proyekto ay tumatagal ng may tuldok na linya.

Hinahati ng istrukturang ito ang kapangyarihan at awtoridad sa pagitan ng functional o division team manager at ng project manager. Kakailanganin mong gamitin ang iyong mga kasanayan sa pakikipagnegosasyon sa kanilang buong kapangyarihan.

Mga kalamangan

Ang mga istruktura ng matrix ay napaka-pangkaraniwan dahil pinapayagan nila ang mga tagapamahala na gumawa ng mga flexible na pagpipilian sa kung paano ginugugol ng mga tao ang kanilang oras. Malamang na magtrabaho ka sa isang kapaligiran ng matrix sa isang punto sa iyong karera. Ang mga bentahe ng istraktura na ito ay:

• Ang mga mapagkukunan ay mahusay na ginagamit at maaaring lumipat sa pagitan ng mga proyekto kung kinakailangan.
• Maaari kang magtrabaho sa maraming iba't ibang mga bagay, kung minsan ay kahanay-bagama't ang puntong ito ay maaaring ituring na isang kawalan din.
• Ang mga koponan at indibidwal ay maaaring maging lubhang tumutugon. Kung may darating na bagong proyekto na dapat bigyang-priyoridad, sapat na madaling mag-pivot at biglang tumuon sa ibang bagay. Hindi mo magagawa iyon nang madali sa isang istraktura ng proyekto, na mas matagal bago ma-disband at muling mapangkat.
• Ang istraktura ay nangangailangan na ang lahat ay gumamit ng parehong project management lifecycle at pamamaraan, kaya ang paglipat sa pagitan ng mga proyekto ay madali. Maaaring sumali ang mga tao sa isang team ng proyekto na may kaunting onboarding na kinakailangan kapag karaniwan ang terminolohiya at proseso.

Mga disadvantages

Tulad ng lahat ng mga setup, ang isang ito ay may mga pitfalls din. Sa kabila ng pagiging isang karaniwang istraktura, hindi maraming mga modernong lugar ng trabaho ang nakabasag sa mga problema ng labis na karga. Ang pagbibigay sa mga indibidwal ng masyadong maraming dapat gawin ay maaaring maging madali kung wala kang mga sistema para pamahalaan at subaybayan ang kabuuan ng kanilang workload. Ang iba pang mga disadvantages ay:

• Ang salungatan sa pagitan ng mga proyekto ay karaniwan dahil maaari kang nakikipaglaban para sa parehong mga mapagkukunan bilang isa pang proyekto.
• Maaaring nabakod ng ibang proyekto ang pinakamahuhusay na mapagkukunan—ang pinakaangkop na mga tao na may mga tamang kasanayan—o maaaring hindi sila gawing available ng kanilang line manager para sa paggawa ng proyekto.
• Maaaring magkaroon ng ilang salungatan sa pagitan ng mga gawaing pang-negosyo gaya ng nakagawian at gawaing proyekto para sa mga indibidwal, lalo na kapag binibigyan sila ng parehong mga tagapamahala ng magkaibang priyoridad.
• Maaaring magkaroon ng salungatan ang mga mapagkukunan tungkol sa kung anong landas ng pag-unlad ang kanilang tatahakin para sa kanilang mga karera sa hinaharap. Bagama't alam mong gusto mong manatili sa pamamahala ng proyekto, maaari kang magkaroon ng opsyong umunlad sa mas senior functional na tungkulin o mas nakatuon sa proyektong tungkulin. Ngunit ang pagkakaroon ng maraming mga pagpipilian sa karera ay isang magandang bagay, kahit na ito ay gumawa para sa mahihirap na desisyon.

Ang isang istrukturang pang-organisasyon na perpektong gumagana para sa lahat ng gawaing pangnegosyo gaya ng nakagawian ay hindi palaging gumagana para sa mga proyekto, at kailangan mong pamahalaan sa loob ng kapaligiran kung saan ka nagtatrabaho. Ang pagkuha ng ilang karanasan sa bawat isa sa mga istrukturang ito ay isang magandang ideya para maranasan mo mismo ang mga ito. Makakatulong ito sa iyong magpasya kung aling kapaligiran ang pinakaangkop sa iyo at akma sa iyong mga kasanayan at kagustuhan. Pagkatapos ay maaari kang gumawa ng matalinong pagpili kung mayroon kang pagkakataong magpasya sa iyong kapaligiran sa trabaho sa hinaharap.

Ang pag-unawa sa mga kalamangan at kahinaan ng bawat istraktura ng organisasyon ng proyekto ay nagbibigay sa iyo ng pagkakataong malaman kung saan pinakamahusay na gugulin ang iyong oras at impluwensya upang masulit ang iyong koponan at tulungan ang iyong proyekto na matagumpay na magtapos.